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Coopi recrute 01 Admin Junior


Coopi recrute 01 Admin Junior

COOPI est une organisation non gouvernementale italienne, indépendante et laïque, engagée dans la lutte contre les injustices sociales et la pauvreté dans le Sud du monde et dans la construction d’un futur dans lequel soient garantis pour tous des bonnes conditions de vie, le respect des droits et la parité des opportunités.

Depuis 1965, COOPI a réalisé plus de 600 projets de développement et interventions d’urgence dans 50 pays, employant plus de 30.000 opérateurs locaux et assurant un bénéfice direct à plus de 50 millions de personnes. En Afrique, en Amérique Latine, en Asie et dans l’Europe de l’Est, COOPI favorise l’accès à l’eau et le droit à la santé et à l’instruction des communautés les plus pauvres.

COOPI est présent au Niger depuis 2012 avec un bureau de coordination à Niamey, et de bases terrain à Diffa, Agadez, Tillabéry, Tahoua et Maradi. COOPI intervient dans les secteurs de la santé, santé mentale et soutien psychosocial (SMSPS), éducation, protection et nutrition/sécurité alimentaire. Les principaux bailleurs de fonds sont ECHO, la Coopération Suisse, la Coopération Italienne (AICS), OFDA et les agences des nations unies (UNHCR, UNICEF).

Pour les besoins de renforcement de son effectif, l’organisation recrute un (01) Admin Junior.

I.MISSIONS ET RESPONSABILITES

A /GESTION DE LA COMPTABILITE, FINANCES ET DES PAIEMENTS.

En collaboration avec l’Administrateur Senior, la logistique et les chefs de Projet, préparer les plans d’achat des projets, planifier les besoins financiers  mensuels, élaborer et vérifier les budgets des activités de la base ;

Appuyer l’Administrateur dans la préparation, la mise à jour et l’implémentation du ficher de répartition des couts de base sur la base des PREPPY des projets ;

Assurer, en collaboration avec l’administrateur, la correcte gestion de la comptabilité des projets conformément aux procédures de COOPI et celles des bailleurs de fonds ;

Vérifier la validité des contrats / conventions et l’exhaustivité de l’ensemble des documents avant tout payement ;

Traiter les paiements en respectant le planning ;

Assurer l’application des taux des perdiems et autres frais pour le staff COOPI ainsi que pour les partenaires conforment aux TDR ou Conventions signés;

Etablir les états des impôts et taxes selon le calendrier prévu par la coordination RH et finance et conformément à la législation en vigueur.

Assurer le paiement des impôts et taxes prévus par la législation nationale (ISB, TVA, CNSS, taxes immobilières, etc …) selon le calendrier prévu par la loi.

Mettre à jour régulièrement les journaux des caisses et banques et en assurer l’exactitude ;

Gestion et réconciliation mensuelle des  comptes bancaires de la base sous la responsabilité et le contrôle de l’Administrateur ;

Organiser et assurer une réconciliation hebdomadaire et mensuelle des différentes caisses des projets sous le contrôle de l’Administrateur (Contrôle des soldes physique, théoriques et « Desy »).

Assister l’Administrateur dans l’imputation et la saisie des écritures dans le logiciel comptable DESY tout en s’assurant de la bonne utilisation des codes financiers ;

Appuyer à la rédaction des rapports financiers intermédiaires et finaux du projet en collaboration avec l’administrateur, le Chef de Projet et sous la supervision de la chargée de monitoring des projets ;

B/ GESTION DES PIECES COMPTABLES ET ARCHIVAGE
Collaborer avec le département logistique pour assurer la conformité et exhaustivité des documents des procédures d’achat et de service ;

Collaborer avec le département logistique pendant la préparation des contrats de fourniture et service ;

Collaborer à la mise à jour des inventaires des biens (propriété de Coopi Niger et projet) avec la logistique

 Garantir le regroupement des pièces justificatives ;

Préparation les pièces comptables relatives aux audits internes et externes du projet.

Classement et Archivage électronique et physique des documents administratifs et comptables liés au projet

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Assurer que le transfert des pièces comptables originales, correctes et complètes  soit fait à temps de la Base vers la Coordination ;

S’assurer de la bonne réception des documents administratifs et comptables par la Coordination ;

C/ GESTION DES RESSOURCES HUMAINES.

S’assurer que le Règlement Interne de COOPI est lu, signé et respecté par tous les employés de la base et alerter le superviseur direct en cas d’infraction.

Saisir et mettre à jour les documents de support liés à la gestion des ressources humaines (BDD employés, organigramme, registre des employés, mailing List…)

Assurer le suivi de congé, de la fiche de présence et celle de pointage (timesheet) du personnel ;

Gérer la documentation administrative et les différents dossiers du personnel ;

Assurer le suivi des contrats de personnel ;

 Assurer le recrutement du personnel en étroite collaboration avec l’Administrateur et la coordination des ressources humaines tout en s’assurant du respect rigoureux de la procédure et des étapes à suivre ;

Collaborer avec la Coordination de Niamey et les Chefs de Projet à tous les niveaux sur la gestion des ressources humaines.

D/ REUNION, REPRESENTATION ET COMMUNICATION.

 Assurer une communication constante avec l’équipe administrative RH et finance de la Base et de la Coordination et participer aux différentes réunions de la Base ;

Assurer et faciliter la communication avec les partenaires et les fournisseurs de COOPI ;

Représenter l’institution au niveau de l’inspection, L’ANPE, la CNSS et les banques.

Cette liste des tâches est non-exhaustive et peut être adaptée au besoin des activités sur demande du superviseur direct.

II.PREREQUIS

  • Être de nationalité nigérienne ;
  • Bonne connaissance des procédures internes des ONG et des bailleurs de fonds ;
  • Une expérience antérieure au sein d’une ONG humanitaire serait un atout ;
  • Être de bonne moralité et ouvert(e) d’esprit ;
  • Être minutieux et curieux ;
  • Avoir un esprit de synthèse et d’analyse ;
  • Être disposé (e) à travailler dans des situations de stress et à faire face à l’imprévu ;
  • Être doté(e) d’un esprit d’équipe et d’un forte capacité d’adaptation ;
  • Maîtrise du Français, et d’au moins une langue nationale ;

III. PROFIL

  • Être titulaire au moins d’un BAC+3 en Finance/Comptabilité/Audit/ Gestion Administrative ;
  • Justifier d’au moins trois (03) années d’expériences dans la fonction dans une ONG, un projet de développement, ou au sein d’une grande organisation internationale ;
  • Avoir une expérience dans les organisations orientées vers les performances.

 

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IV. COMMENT POSTULER

Le dossier de candidature devra contenir :

  • Un CV détaillé avec les références d’au moins trois personnes à contacter pour la vérification des expériences antérieures ;
  • Une lettre de motivation datée et signée adressée à la Cheffe de Mission de COOPI Niger ;
  • Carte ANPE

Le dossier de candidature est à envoyer exclusivement par mail avec en objet la mention « RECRUTEMENT Admin Junior » au plus tard le 04/12 /2022 à l’adresse suivante : [email protected]

Notes:

En raison du volume important de candidatures, COOPI ne serait pas en mesure de donner suite à l’ensemble des dossiers à recevoir ; seuls les candidats sélectionnés seront invités pour un test écrit suivi d’un entretien.

COOPI est un employeur qui tient compte de la balance du genre dans son staff : les candidatures féminines sont donc vivement encouragées.

COOPI NIGER


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