UNE ENTREPRISE RECRUTE 01 ASSISTANTE DE DIRECTION
Description du poste
MISSION
Vous aurez pour mission principale d’assister le Directeur Général dans tous les aspects liés à sa fonction afin d’être plus efficace dans sa gestion au quotidien, d’assurer l’interface entre tous les interlocuteurs internes et externes avec le Directeur Général.
A ce titre, vous aurez pour :
ACTIVITES PRINCIPALES
- Assurer la gestion administrative
- Préparer et rédiger tous les courriers émanant du Directeur Général
- Accueillir, informer et diriger les visiteurs ;
- Réceptionner, enregistrer et faire le tri des courriers arrivés et transmettre les dossiers essentiels au directeur général
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques à transmettre au directeur général ;
- Organiser l’agenda en prenant les rendez-vous ;
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- Organiser les voyages et déplacements du Directeur Général en faisant les demandes de visas, réservations d’hôtels, billets d’avion et location de véhicule
- Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons ;
- Gérer le stock mis à disposition ;
- Faire un suivi des dossiers dont il ou elle a connaissance ;
- Veiller à l’entretien journalier des locaux de la direction générale.
Organiser les réunions de la direction
- Apprêter la salle pour les tenues de réunions ;
- Convoquer par mail ou par voie téléphonique les différents participants
- Mettre à la disposition des participants le matériel nécessaire à la tenue de la réunion ;
- Participer si possible à certaines réunions ;
- Rédiger et mettre à disposition des participants les PV.
Assurer la gestion des courriers arrivée
- Réceptionner et enregistrer tous les courriers arrivés ;
- Effectuer le tri et transmettre au directeur général les courriers essentiels ;
- Effectuer l’archivage des courriers ;
- Classer les documents, informations et fonds documentaires d’une activité.
- Gérer la communication interne de la direction générale
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- Gérer l’interface avec les fournisseurs, clients et autres institutions
- Gérer l’interface avec les collaborateurs du directeur général.
- Coordonner les activités des agents placés sous sa responsabilité
- chauffeurs, technicien de surface
Profil du poste
BTS ou DUT Assistanat de Direction, Secrétariat (Gestion des Entreprises et Administrations),
la licence droit ou économie, le master pro Gestion.
- Compétences techniques
- Maîtriser tous les supports de communication et bureautique : téléphone, Word, Excel, Powerpoint, Internet et e-mails ;
- Maitriser des outils informatiques (Tableur, logiciel de paie) ;
- Maîtriser aussi bien la langue française écrit que de l’anglais écrit et oral ;
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat ;
- Bonnes capacités rédactionnelles ;
- Connaissance des techniques de numérisation des documents.
- Aptitudes et traits caractériels
- Capacité de restitution, d’écoute, d’analyse, de synthèse ;
- Accueillante ;
- Avoir le sens des priorités ;
- Faire preuve de réactivité, d’esprit d’initiative, d’une grande capacité d’adaptation, de résistance au stress et à la pression, et surtout de méthode et d’organisation ;
- Sens de la discrétion et de la confidentialité, Ouverture d’esprit, sens de la diplomatie ;
- Rigueur, Aisance relationnelle ;
- Polyvalence, réactivité et adaptabilité.
Dossiers de candidature
Curriculum Vitae (CV)+Lettre de motivation + Prétention salariale
Postulez en ligne : mhd.hsd-melt.com Contactez-nous : [email protected]
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