Une entreprise recrute 01 Secrétaire de direction

Une Entreprise Recrute Une Secrétaire de Direction

Description du poste

Assister un ou plusieurs managers (cadres supérieurs, directeurs, etc.) pour optimiser la gestion de leurs activités (gestion des programmes, organisation des déplacements, communication, préparation des réunions, accueil, etc.). Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.

Peut être en charge du suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, suivi des rappels clients, administration du personnel, etc.) ou d’événements spécifiques (tenue de séminaires, salons, etc.).

Profil de l’emploi

✓ Être une femme
✓ Bac+2 minimum ou tout diplôme équivalent en Techniques Administratives, Organisation et Administration ;
✓ Familier avec les règles des assistants d’enseignement;
✓ Comprendre les principes du service à la clientèle;
✓ Bonne connaissance de la rédaction administrative;
✓ être bilingue;
✓ avoir de bonnes performances physiques;

Tâches spécifiques :

• classer et archiver les documents ;
• Gérer le courrier/les lettres
• Assister aux réunions et rédiger des procès-verbaux, des rapports et des procès-verbaux ;
• traiter les rapports et les procès-verbaux de réunion ;
• accueillir et orienter les visiteurs dans l’entreprise;
• Répondre aux demandes d’information du public dans le respect des normes de l’entreprise et du règlement intérieur ;
• Assurer la saisie, la mise en forme, la relecture et l’impression de la correspondance administrative de reporting (trimestriel, annuel et autre);
• Assurer la saisie, la mise en forme et l’impression des données ;
• Recueillir des lettres, des courriels et des notes de service pour la saisie et l’impression ;
• Classer, copier et détruire les documents selon les directives de la direction ;
• Envoyer des lettres, des courriels et des mémos avec l’approbation de la direction ;
• envoyer des lettres, des messages téléphoniques et des courriels aux destinataires ;
• la nomination des directeurs généraux ;
• Établir et surveiller les systèmes de classement et de classement ;
• Ouvrir les enveloppes et les lettres, les envoyer aux destinataires et les classer ;
• Veiller à ce que les documents soient classés électroniquement en fonction de leur emplacement ;
• Effectuer toute autre tâche assignée par la hiérarchie

Compétence

✓ autonomie
✓ Dynamique et polyvalent
✓ Qualité éditoriale et esprit global
✓ belle introduction
✓ Compétences informatiques (traitement de texte, sac de bureau)

Connaissances :

Compétences en communication (par téléphone, courriel, Skype ou en personne), conscience organisationnelle et des priorités, habiletés interpersonnelles et sens de la confidentialité, initiative et diplomatie, polyvalence