| Help – Hilfe zur Selbsthilfe est une Organisation Humanitaire Non Gouvernementale Allemande apolitique et non confessionnelle dont le siège est en Allemagne/Bonn. Depuis son installation au Niger en 2005, elle intervient entre autres dans les domaines de la santé, la sécurité alimentaire, la protection et le développement économique dans différentes régions du pays.
Dans le cadre de la mise en œuvre de ses activités au Niger, l’ONG HELP cherche à recruter :
UN(E) CHEF SOUS BUREAU
Lieu d’affectation : TERA, NIGER
Type de contrat : CDD avec une disponibilité immédiate
Durée du contrat : 1 an renouvelable en fonction de la performance et disponibilité budgétaire
Le titulaire du poste est placé sous l’autorité :
- Hiérarchique du: Directeur Pays
- En tant que membre de l’équipe de Coordination du Niger, le Chef du Sous bureau sera sous la supervision directe du Directeur Pays.
- A des liens de travail avec : Tout le personnel et départements des services (Programme, MEAL, Admin/Fin/RH et Log) de Help Niger.
- Et des liens de collaborations avec : Les bailleurs de fonds, responsables clusters et sous cluster, partenaires humanitaires internationaux et nationaux, les autorités nationales, régionales et locales, les conseillers municipaux, les services techniques de l’Etat et toute autre personne ou structure en rapport avec le cadre logique des projets.
- Autorité Hiérarchique sur : Assistant Admin/Fin/RH, Assistant Log, Superviseurs des volets, Psychologues, etc
- Autorité Fonctionnelle sur: L’ensemble du personnel terrain
- OBJECTIF DU POSTE
Le Chef Sous Bureau assure la gestion globale du personnel et des activités des projets en cours d’exécution au niveau de la zone d’intervention reparties pour le moment dans 5 départements de la Région de Tillabéry (à savoir Téra, Bankilaré, Gothèye, Say et Torodi).
Il doit encourager l’interconnexion avec les autres volets d’intervention de Help au niveau de la zone d’intervention des projets au niveau de la région de Tillabéry.
Enfin, il doit développer des nouvelles idées de projets au niveau de la région de Tillabéry.
- DESCRIPTIONS DES RESPONSABILITES CLES ET TACHES Y AFFERENTES
- Coordination opérationnelle des activités RRM
- Coordonner l’opérationnalisation de toutes les activités RRM de Help sur le terrain
- Coordonner la conduite des évaluations multisectorielles (MSA)
- Veiller à l’harmonisation et documentation des différents outils et approches entre les acteurs du RRM Santé
(Tableau de bord, MSA, paquet d’intervention, PIM, etc.)
- Veiller au développement du leadership et de la cohésion de l’équipe
- Surveiller la coordination et les communications entre les différentes parties prenantes
- Organiser et participer à toutes les revues internes de suivi des projets (bilan, programmation, partages des leçons apprises, défis et recommandations)
- Représenter Help à toutes les réunions RRM et autres rencontres à la demande de la hiérarchie
- Gestion du programme et des projets
- Surveiller et analyser de manière continue, le contexte humanitaire, socio-politique et économique
- Proposer de nouvelles orientations opérationnelles et élaborer une stratégie opérationnelle en accord avec les politiques sectorielles et les besoins de la population dans la zone d’intervention
- Participer à l’élaboration du cadre d’action et des documents de projets (need assessment, cadre logique, plan d’action, chronogramme, budget, etc ) ;
- Assurer la coordination, le développement, le suivi et l’évaluation des programmes mis en œuvre dans sa zone d’intervention
- Veiller à ce que les projets et les programmes de la zone d’affectation soient mis en œuvre à temps et selon les exigences des donateurs & Help
- Diriger la mise en œuvre des projets au niveau du terrain suivant les orientations stratégiques et les orientations techniques du Directeur Pays ou Conseiller Technique le cas échéant ;
- Rédiger les contrats de partenariats et protocoles d’accord avec les partenaires locaux ;
- Planifier les activités selon le plan d’action / chronogramme / budget ;
- Organiser et superviser la réalisation des activités prévues ;
- Veiller à ce que les rapports internes et ceux des donateurs soient de qualité attendue et soumis dans les délais
- Administration/Ressources Humaines & Finance
- Administration /Ressources Humaines
- Assurer une bonne gestion administrative du personnel du Sous Bureau Help Téra
- Aider à l’accueil et à l’intégration du nouveau personnel
- S’assurer que les nouveaux recrus reçoivent une séance d’information/ d’orientation administrative adéquate
- Superviser la gestion administrative de l’embauche du personnel au niveau de la base
- Veiller à ce que les examens du rendement soient effectués dans le délai et selon la procédure définie et surveiller le perfectionnement professionnel du personnel
- Aider à ordonner et à déterminer les mesures disciplinaires
- Veiller au suivi et respect du Manuel de Gestion RH, Règlement Intérieur et toutes les politiques RH de Help
- Veiller à la bonne planification de la prise de congés du personnel du Sous Bureau
- Appuyer le processus de recrutement des agents du Sous Bureau et de la Coordination au besoin
- Appuyer l’élaboration et la mise en œuvre de plan de formation des agents du Sous Bureau
- Gestion budgétaire, Comptabilité et Finance
- Vérification de la validité des factures et bonne écriture comptable (code budgétaire, allocation par résultat etc.)
- Supervision de l’archivage et de l’envoi de manière périodique des justificatifs originaux à la Coordination (Niamey)
- Planification financière globale pour la mise en œuvre des activités des projets du Sous Bureau de Téra
- Informer dans le délai, le Directeur Pays de tout risque inhérent à la gestion de chaque projet
- Proposition de solutions et d’actions correctives lorsque des écarts se produisent
- Veiller à l’élaboration d’un suivi budgétaire précis, régulier et ponctuel pour chaque projet, en étroite collaboration avec le Chef des Projets et le département de la Finance-Administration
- Gérer le budget des projets et assurer un suivi budgétaire permanent (connaitre en temps réel le niveau de consommation du budget, maitriser toutes les dépenses du projet…) ;
- Assurer un bon suivi de la gestion de trésorerie sur le terrain
- Validation des demandes de paiement en fonction des montants et seuil d’approbation en vigueur
- Elaborer les plans d’activités prévisionnels et appels de fonds subséquents, selon une périodicité trimestrielle.
- Logistique
- Gestion des achats
- Aider à effectuer une analyse de l’environnement d’achat au niveau local
- Superviser la mise à jour des listes de prix et de la base de données des fournisseurs du Sous Bureau de Téra
- Gérer en étroite collaboration avec le bureau de Coordination, les procédures d’achat simple et par cotation
- Établir et mettre à jour les plans d’achat des projets en concertation avec la Coordination en tenant compte des échéanciers d’exploitation et des contraintes logistiques contextuelles et procédurales
- Veiller à ce que les lignes budgétaires liées à la logistique soient surveillées et respectées
- Superviser les achats, en veillant à ce que les règles et procédures d’approbation soient respectées
- S’assurer que les documents d’achat sont complets et archivés conformément aux procédures Help-Hilfe zur Selbsthilfe
- Veiller à ce que les relations avec les fournisseurs de la zone d’affectation soient surveillées
- Gestion du parc des véhicules
- Aider à négocier des contrats de location de véhicules
- Superviser la planification et l’exécution de l’entretien et de la réparation des véhicules de la Base en étroite collaboration avec la Coordination
- Surveiller les horaires de mouvements des véhicules
- S’assurer que les chauffeurs sont conscients de leur obligation de respecter les règles et procédures de sécurité de code de la route et de Help-Hilfe zur Selbsthilfe
- Veiller à ce que les tableaux de bord des véhicules soient mis en place et sont utilisés correctement
- Gestion de la sécurité au niveau du Sous Bureau de Téra
- Responsable de la sécurité de l’équipe et des actifs du Sous Bureau, Help Téra
- Surveiller et analyser la situation en matière de sécurité et s’assurer qu’elle est comprise par les équipes
- Donner le briefing sur la situation géopolitique et sécuritaire à tous les nouveaux agents
- Veiller à ce que tous les documents et procédures liés à la sécurité soient mis à jour régulièrement et envoyer à la Coordination pour consolidation
- Assurer le respect de toutes les règles et procédures de sécurité au niveau du Sous Bureau
- Mettre en place un système permanent de surveillance de la sécurité
- Assurer la gestion immédiate de tout incident de sécurité qui pourrait se produire dans la base et en informer immédiatement le Directeur de pays
- Participer à la réunion sur la sécurité et donner des commentaires aux équipes et à la coordination
- Reporting / communication
- S’assurer que les informations clés circulent correctement et à temps dans l’ensemble du Sous Bureau
- Recueillir et compiler des informations opérationnelles et des rapports d’équipe et projets et les envoyer à la coordination selon le calendrier défini
- Gérer et consolider la communication interne et externe au sein du Sous Bureau
- Veuiller au strict respect du deadline de soumission des différents rapports (internes, bailleurs, etc)
- PROFIL/EXPÉRIENCE REQUIS
- Qualifications exigées
- Niveau Minimum, Bac + 4 (minimum), diplôme dans le domaine de la Santé, Nutrition, Sciences Sociales, Gestion des projets ou dans un domaine connexe
- Expérience d’au moins 7 ans en gestion de programme humanitaire et de développement dont au moins 3 ans dans le domaine de la Santé et Nutrition au sein d’une organisation internationale
- Expérience souhaitée dans la mise en œuvre et la gestion des projets dans les domaines de la Sécurité Alimentaire, WASH, Protection ;
- Expérience en gestion budgétaire et conformité des donateurs
- Bonne compétence rédactionnelle et capacité de synthèse ;
- Bonne capacité de négociation, coordination et communication dans un contexte multiculturel et avec des autorités publiques ;
- Capacité en matière de formation et d’encadrement d’équipes terrains ;
- Bonne capacité managériale;
- Capacité d’écoute et d’adaptation;
- Capable de gérer l’évolution des priorités ;
- Savoir analyser des situations rapidement afin d’évaluer la réactivité pour atteindre les résultats fixés ;
- Avoir la capacité de prendre les bonnes décisions d’une façon indépendante ;
- Être rigoureux, honnête, intègre et être capable de travailler en équipe et sous haute pression ;
- Être organisé, flexible et capable de s’adapter aux changements de circonstances ;
- Bonne maîtrise des logiciels de base (Word, Excel, Outlook, etc.) ;
- Niveau excellent de français, et avoir un bon niveau en anglais (écrit et parlé) souhaité ;
- Expérience avérée sur le contexte du Niger et une expérience de la zone de Tillabéry (zone de 3 frontières) et Diffa, est un atout
- Expérience dans la gestion des projets financés par ECHO, AA, BMZ, UE, UNICEF, OCHA, etc est un atout
- Compétences techniques requises
- Formation de base dans le domaine de la santé et /ou nutrition
- Expérience avérée et maitrise des activités dans le domaine de la santé et nutrition est un atout
- Bonne expérience & connaissance des activités, WASH, sécurité alimentaire, protection, est appréciée
- Capacité de traiter de nombreuses questions différentes, de s’auto-mettre à jour et d’apprendre très rapidement à partir d’un environnement en évolution constante
- Capacité de gérer et de hiérarchiser une charge de travail élevée et de multiples tâches avec des délais serrés
- Bonne compétence/aptitude en représentation
- Une bonne compréhension de la gestion de la sécurité
- Connaissance des ressources humaines, du budget et de la gestion logistique
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