| But : Comment ce poste appuie-t-il la stratégie et la mission de de la Fondation Stromme ?
Le/La Comptable du projet contribue aux objectifs stratégiques 2019 – 2023 de la Fondation Stromme pour la mise en œuvre efficace d’un projet actif au Niger. Le projet de la Stratégie de Scolarisation Accélérée/Passerelle (SSA/P) vise à faciliter l’accès aux enfants (filles et garçons) déscolarisés ou non scolarisés de 6 à 14 ans à une éducation sexo-spécifique et inclusive dans des écoles passerelles et des écoles primaires identifiées de 2 régions du Niger.
Sous la responsabilité de l’Administrateur Financier & RH, le/la comptable s’assurera que les procédures comptables et administratives en matière de documentation des opérations de recettes et de décaissement soient scrupuleusement respectées et que le suivi et la production des rapports financiers des Subventions soient conformes aux procédures et normes requises par la Fondation Strømme et les Bailleurs. Il/elle travaillera aussi en étroite collaboration avec les différentes équipes du projet SSA/P
Le/la Comptable travaillera en étroite collaboration avec le Spécialiste Education du projet conformément aux principes et procédures établis.
Dimensions du rôle :
- Le/la titulaire du poste rapporte au Administrateur Financier & RH;
- Il/elle ne gère pas de budget spécifique mais assure le suivi de l’exécution du budget des Subventions dans son portefeuille ;
- Il/elle a une responsabilité financière directe en matière d’enregistrement et de documentation des opérations financières effectuées dans le cadre du projet SSA/P ;
- Il/elle produit des rapports périodiques sur la situation financière et comptable du projet ;
- Il/elle travaillera avec plusieurs partenaires avec l’appui de l’Administrateur Financier RH et le Spécialiste Education ;
- Il/Elle sera basé(e) au Bureau national du Niger.
Responsabilités typiques – Résultats finaux clés du poste :
- Processus de Planification et de Budgétisation du Projet
- Préparer les documents de suivi budgétaire du projet en conformité avec le Plan de Mise en œuvre du Projet ;
- Vérifier que tous les outputs des modifications des documents de suivi budgétaire existent dans le Contrat de Subvention ;
- Préparer la situation mensuelle des engagements du Projet SSA/P avant la clôture mensuelle du système comptable et s’assurer qu’elle est exhaustive.
- Gestion de la Comptabilité et de la Trésorerie
- Recevoir, examiner et suivre toutes les demandes de paiement conformément au budget disponible et aux documents dûment approuvés sur la base d’une check-list établie ;
- Préparer les lettres ou ordres de paiement pour les paiements à partir des comptes bancaires de la Fondation Strømme et informer les bénéficiaires ;
- Recevoir, examiner toutes les pièces justificatives soumises par les partenaires en support des rapports financiers soumis et s’assurer que toutes les dépenses indiquées dans le rapport financier sont justifiées selon les règles et procédures de la Fondation Strømme et du bailleur de fonds ;
- Sous la supervision du l’Administrateur Financier & RH, assurer la liaison avec les partenaires pour corriger les erreurs décelées dans les pièces justificatives ;
- Veiller à une bonne gestion des systèmes financiers du projet ;
- Assurer les traitements comptables de toutes les transactions dans le système comptable de la Fondation Stromme;
- Assurer l’annulation et la traçabilité des pièces comptables liées aux transactions du projet ;
- Produire après la clôture du système comptable le rapport des avances du projet, les analyser et soumettre à l’examen de l’Administrateur Financier RH de la Fondation Strømme;
- Faire la revue et corriger toutes les exceptions d’écritures après la clôture mensuelle du système comptable ;
- Assurer le suivi, la vérification et l’archivage des feuilles de temps (timesheets) ;
- Suivre de façon proactive les avances faites au personnel et les avances communautaires en retard de justification en relation avec les comptables de la Fondation Stromme ;
- Procéder à l’archivage des pièces comptables ;
- Elaborer les rapports financiers du projet au niveau de la Fondation Strømme.
- Vérification de la complétude des pièces justificatives des demandes d’avances de fonds ;
- Traiter, consolider, envoyer les prévisions financières trimestrielles à l’Administrateur Financier & RH et assurer le suivi de l’opération ;
- Transmission des courriers officiels aux partenaires après traitement des avances pour les informer des activités financées ;
- Participer et suivre le processus de passation de marché jusqu’à aboutissement et réception des biens et/ou services ;
- Apporter d’éléments de réponses sur la gestion du projet au Bureau de la Coordination Pays,
- Appuyer l’élaboration des rapports semestriels Bailleur, en particulier l’aspect financier ;
- Suivi et présentation des informations sur les recommandations des audits ;
- Renseigner périodiquement les Templates de réconciliation des dépenses, l’état de salaires, le suivi des biens et équipements etc… ;
- Préparer les états de paiements des taxes (ISB, IUTS, TVA, Taxe immobilière CNSS etc.) et assurer leur paiement dans les délais ;
- Participer aux réunions mensuelles programme/Finance du projet ;
- Participer aux formations de renforcement des capacités des partenaires ;
- Maintenir un réseau de partage d’informations avec les principaux acteurs/intervenants dans la mise en œuvre du Projet, en vue de guider les interventions de la Fondation Strømme.
- Autres
- Effectuer un inventaire physique au moins une fois par année des immobilisations du projet en relation avec le département administration de la Fondation Strømme;
- Apporter un support aux communautés et aux partenaires dans la justification de leurs avances et participer aux séances de formation au bénéfice des partenaires et des communautés ;
- Effectuer avec le Spécialiste Education, analyser les écarts budgétaires en collaboration ;
- Informer le Spécialiste Education pour la mise en place des Ressources dans les meilleurs délais dans le Indicative Réquisition de Fonds ;
- Exécuter toutes autres tâches que pourraient confier le superviseur.
Gestion des problèmes et défis :
- Avoir la capacité de résoudre les problèmes/défis de façon autonome ;
- Avoir les compétences pour résoudre les problèmes/défis liés à l’état des opérations financières et comptables exécutées sur le programme et en faire le point à l’Administrateur Financier RH ;
S’adresser à l’Administrateur Financier RH et en cas de besoin au Spécialiste Education pour la résolution des problèmes qui dépassent sa compétence.
Communications et relations professionnelles :
La/Le comptable du projet SSA/P aura des communications régulières avec :
- L’équipe du département des finances et administration de la Fondation Stromme ;
- Les équipes Pays du projet SSA/P ;
- L’équipe des finances des Partenaires.
Connaissances, compétences et comportements requis pour atteindre les objectifs du rôle :
Qualification et Connaissances
- Avoir au moins un BAC+3 (Licence ou Diplôme Universitaire de Technologie-DUT) en Finances ou Comptabilité ou tout autre domaine pertinent ;
- Avoir au moins 5 ans d’expérience professionnelle, dans un poste similaire (en finance ou en comptabilité dont 2 ans dans la gestion administrative et financière des projets financés par les agences internationales de développement ;
- Avoir une bonne connaissance des procédures administratives, financières et comptables ;
- Avoir une bonne connaissance du Logiciel comptable de la Fondation Strømme (Bushoft et d’autres logiciels comptable) ;
- Avoir une maitrise du français requise ; connaissance de l’anglais est un atout.
Compétences
- Bonne connaissance en saisie, analyse et rapportage des pièces comptables et une bonne maitrise des logiciels comptables ainsi que d’Excel ;
- Bonne connaissance de la gestion budgétaire et des conventions de financement ;
- Bonne connaissance des procédures et règles d’audit ;
- Confidentialité et obligation de réserve par rapport à l’information comptable ;
- Qualité de rigueur, de synthèse, de transparence, d’honnêteté et de discrétion ;
- Bonne capacité de rédaction de rapports narratifs et financiers ;
- Bonne compétence d’écoute active et d’animation de groupe ;
- Capacité d’intégration et de travail en équipe avec plusieurs partenaires ;
- Capacité de respecter des délais serrés ;
Bonne expérience dans l’utilisation de l’outil informatique (Word, Excel, Outlook, Power point, Internet).
Comportements
- Communique clairement et efficacement ;
- Flexible et prêt à apprendre ;
- Être dynamique ;
- Avoir l’esprit de transparence dans la gestion ;
- Avoir une grande capacité d’organisation ;
- Être disponible ;
- Être minutieux et rigoureux ;
- Faire preuve d’un respect évident pour tous et en particulier envers les enfants et les femmes sans discrimination ;
- Fait preuve d’honnêteté et de transparence en se responsabilisant et en responsabilisant les autres afin de respecter les objectifs convenus et les normes de comportement de la Fondation Strømme ;
- Avoir un esprit d’équipe, être désireux d’obtenir le meilleur résultat global, ajuste ses propres priorités si nécessaire ;
- Reste calme et positif sous la pression.
Environnement physique et exigences
Environnement de bureau classique avec 5 à 10% du temps consacré aux visites de terrain ;
L’employé(e) peut être amené(e) souvent à rester au bureau en dehors des heures normales de travail.
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