La/le Responsable Administratif et Financier est chargé.e de soutenir le Bureau exécutif en matière de conception, exécution et contrôle des tâches administratives, comptables et financières. Hiérarchiquement rattaché.e à la Directrice exécutive, elle/il assure la coordination et la gestion efficace des ressources et des processus administratif, comptable et financier pour l’ensemble des programmes en mettant à jour et opérationnalisant le manuel de procédures. Elle/Il travaille en lien direct avec l’assistante administrative et comptable qu’elle/il contribue à former.

MISSIONS

Ses missions principales consistent à assurer :  

• L’administration générale  o Le suivi de la trésorerie  o La préparation et le suivi des budgets
• Les relations financières en interne et avec les tiers  o La transparence du fonctionnement financier o  L’élaboration des budgets des demandes de subventions

Ce poste se voue à des valeurs fondamentales d’intégrité, d’honnêteté et de professionnalisme

RESPONSABILITES ET TACHES SPÉCIFIQUES

Gestion des matériels et équipements, administration générale

• Préparer les courriers administratifs, accords de partenariat et contrats commerciaux
• Mettre en œuvre les procédures de classement et d’archivage
• Assurer le suivi des baux de location et entretiens des bâtiments
• Coordonner l’entretien et l’inventaire les matériels et équipements
• Prospecter et organiser les consultations pour l’acquisition et la cession des biens et services
• Assurer la responsabilité des services généraux : achats, réception, standard, courrier, gardiennage et nettoyage

Gestion des ressources humaines

• Superviser, encadrer, appuyer/former la chargée des ressources humaines
• Assurer la gestion administrative de l’ensemble des stagiaires et du personnel (environ 12 collaborateurs/trices) : préparation et suivi des conventions de stage et de travail, supervision des états de paye et congés, etc.
• Conseiller la Directrice exécutive en matière de gestion du personnel (contractualisation, rupture des contrats de travail, règlement du personnel, grille des salaires, évaluation du personnel, gestion des carrières, gestion des conflits).

Gestion comptable et financière

• Appuyer la finalisation du manuel de procédure comptable
• Superviser, contrôler et former l’assistante administrative et comptable de l’ONG, chargée de la saisie et de l’imputation des opérations courantes ;
• Gérer la trésorerie : assurer la liquidité dans les caisses, demandes de fonds et alimentation des comptes bancaires
• S’assurer de la conformité ́ des pièces justificatives et de l’application des procédures, en perspective des audits annuels diligentés par un cabinet externe, tout en veillant au respect du cadre administratif et juridique guinéen et des principes et standards généralement admis
• Analyser les comptes et arrêtés comptables mensuels, trimestriels et annuels et gérer la clôture comptable annuelle en compilant les états financiers
• Centraliser et synthétiser les données de terrain
• Superviser les rapports contractuels avec les différents partenaires
• Accompagner l’ONG dans ses relations avec les bailleurs

Gestion financière

• Élaborer les budgets prévisionnels des programmes et des projets
• Assurer le suivi budgétaire de l’ensemble des programmes
• Contrôler toutes les transactions financières des projets
• Proposer des solutions de gestion améliorée

COMPÉTENCES REQUISES

• Diplôme supérieur (Bac + 4 /5) en comptabilité, finance, gestion / administration des affaires ou autres domaines connexe
• Cinq ans minima d’expérience dans un poste similaire (de préférence au sein d’associations ou ONG)
• Maitrise de la suite MS Office (Excel, Word, PowerPoint) ; expérience du travail avec des logiciels comptables
• Connaissance des procédures et règles des bailleurs de fonds internationaux
• Connaissance d’une langue nationale au moins et de l’anglais serait un plus

PROFIL SOUHAITÉ

* Capacité et expérience en matière de planification et d’organisation

* Capacité d’analyse, de synthèse et de prise de décisions

* Capacité à travailler sous pression avec exécution de tâches multiples et complexes

* Aptitudes relationnelles et en communication

* Discrétion, rigueur et éthique dans le travail

* Orientation vers les résultats

* Sens de l’initiative

Candidatures féminines fortement encouragées et privilégiées

CONDITIONS D’EMPLOI

• Poste à temps plein o Lieu de travail : Hamdallaye, Carrefour Concasseur et/ou Kaporo centre  o Déplacements : à prévoir à l’intérieur du pays o Rémunération : en fonction du profil et de l’expérience
• Documents à soumettre : CV + LM adressée à Madame la Directrice exécutive  o Email : [email protected]
• Date limite de dépôt des candidatures : poste à pourvoir dans l’immédiat