Un cabinet recrute 01 Chargé Administratif, Comptable, RH et Logistique- Mali

Un cabinet recrute 01 Chargé Administratif, Comptable, RH et Logistique

La/le chargé(e) assurera une bonne communication avec le personnel de la CRD et les visiteurs, et soutiendra le fonctionnement efficace de la délégation de la CRD. Cela comprend la préparation, l’examen et la tenue des dossiers administratifs, comptables, RH et logistique avec la garantie qu’ils sont conformes aux exigences applicables et le traitement des transactions sur le logiciel Kompas.

Il ou elle doit s’assurer que les ressources matérielles du bureau sont gérées de façon rationnelle, économique et en conformité avec les politiques et procédures de l’organisation. Il ou elle assurera la mise en œuvre conforme de toutes les politiques de gestion des ressources humaines de la CRD, ainsi que la mise en œuvre des processus de recrutement et d’administration. Il ou elle sera impliquée(e) dans la gestion des équipements et des biens de la CRD

Responsabilités : 

Administration

• Appuyer les délégués dans la préparation des documents administratifs (visas, contrats, etc.);
• Elaborer et assurer le suivi des dossiers et des différents dossiers administratifs liés à la gestion des délégués et de la délégation de la CRD au Mali ;
• Organiser la conservation, la traçabilité et l’accessibilité des documents administratifs et comptables ;
• Préparer les visites des visiteurs et correspondants ;
• Gérer les questions relatives à l’organisation des voyages, réservation et achat de billets d’avion, réservation de chambres d’hôtel, de restaurant etc.;
• Développer et revoir le guide d’accueil des visiteurs
• Appuyer les délégués pour les entrées dans le logiciel KOMPAS (timesheets, expenses, etc.)

Ressources Humaines

• Faciliter le recrutement du personnel, des consultants et des employés à court terme ou des stages de la DRC, y compris l’organisation d’un processus d’embauche professionnel, équitable et transparent est mis en œuvre ;
• Superviser l’intégration et l’orientation efficaces du personnel à leurs tâches spécifiques et aux politiques et procédures générales de la DRC ;
• En consultation avec les ressources humaines du siège de la DRC et le Chef de Délégation Mali, s’assurer que le bureau de pays du Mali applique les politiques et pratiques actuelles de DRC en matière de gestion des ressources humaines ;
• En collaboration avec la chargée des Finances et le CM, traiter les griefs du personnel ou d’autres problèmes qui pourraient interférer avec le bon fonctionnement et la sécurité du lieu de travail ou la mise en œuvre du programme ;
• Compléter et mettre à jour toutes les fonctions liées aux ressources humaines, y compris l’embauche, les évaluations de performance, les mesures disciplinaires, la documentation des avantages sociaux, les promotions et le changement de fonctions/description de poste ;
• Gérer les processus de demande et d’approbation des congés du personnel ;
• Suivre et mettre à jour les jours fériés et communiquer les avis ;

Comptabilité (Délégation)

• Vérifier l’exactitude des demandes de factures de paiement et des pièces justificatives ;
• Initier le paiement aux fournisseurs et au personnel ;
• Préparer les bons, émettre les chèques, les virements bancaires, préparer les encaissements et les décaissements
• Organiser et tenir à jour les registres comptables en numérisant les documents originaux et en les remplissant
• Assurer la gestion de la petite caisse en relation avec la chargée des Finances.
• Surveiller que les politiques et procédures de la DRC sont respectées pour la gestion de la petite caisse.
• S’assurer que toutes les entrées financières sont conformes aux règles et réglementations applicables, y compris les politiques de la DRC, et sont à jour.

Logistique (Délégation)

• Gestion des Fichiers Fournisseurs, y compris les demandes de prix, comparatif offre analyse, mise en place de bons de commande et de suivi sur la prestation de biens et de services.
• Un suivi des contrats de prestation de services d’entretien et de sécurité.
• Gestion de la flotte (à travers le système en ligne et de la FICR) et du suivi de la maintenance des véhicules et en cas de panne ou d’accident lors des missions assister le chef de mission dans ce cas.
• Suivi des besoins contractuels de location véhicule avec pour obligations de produire mensuellement les rapports d’utilisation de véhicule.
• Un suivi au niveau du Bureau et les contrats de logement, entretien des maisons et les fournitures de carburant pour les générateurs.
• Suivi des services téléphoniques et agir comme point focal pour les fournisseurs de services de téléphonie mobile, fournisseurs d’internet, etc.
• Soutien logistique et administratif lors des visites sur le terrain,
• Préparer les rapports mensuels efficaces, crédibles et précis des activités de logistique.
• Contrôler les règles d’approvisionnement
• Informer la chargée des Finances de tout retard dans les services (fournitures, location de camions ou de véhicules, de services internet ou de maintenance des engins).

Exécuter toutes autres tâches et fonctions assignées par le superviseur ou le Chef de Délégation (CM).

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Qualifications :

Éducation, expérience, aptitudes/compétences :

• Forte capacité à travailler en français et avoir une bonne compréhension de l’anglais
• Diplôme universitaire ou diplôme technique spécialisé en finance, comptabilité ou en logistique requis
• Au moins 3 à 5 ans d’expérience dans un rôle similaire ; y compris une expérience antérieure de travail avec une organisation internationale
• Compréhension et connaissance pratique des principes comptables et logistiques
• Suivi de la capacité de conception des outils (tableau de bord etc…)
• Capacité à travailler sous la pression des délais et des priorités changeantes.
• Bonnes relations interpersonnelles avec des compétences éprouvées en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit
• Excellent sens de l’organisation et souci du détail
• Compétences en informatique

Les candidats répondant aux critères sont invités à envoyer leur candidature composée d’un CV, d’une lettre de motivation, des diplômes, des certificats de travail et de la pièce d’identité en cours de validité à [email protected] ou à déposer sous plis fermé au bureau de Mali RH situé à N’Tomikorobougou non loin du Camp de la Garde Nationale Rue 344 Porte 659 au plus tard le 30 avril 2022 avant midi avec la mention « Chargé Administratif, Comptable, RH et logistique » en objet du mail.

NB : Toute candidature ne comportant pas l’objet sera automatiquement rejetée.

• Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
• Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour la suite du processus de recrutement.
• Aucun dossier ne peut être retiré après dépôt.
• Tout dossier incomplet ne sera pas pris en compte