ASSISTANT-E  – RH – FINANCES –LOGISTIQUE

Zone : Poste basé à Lomé, Togo

Supervisé(e) : par le Représentant pays

Durée : CDD de 1 an avec possibilité de renouvellement en fonction de la performance

L’assistant-e administration – finance aura pour principales missions :

Gestion financière et comptable :

-Assurer la gestion de la comptabilité des programmes en cours, selon des procédures et normes comptables et financières de SUCO;
-Être le garant du respect des délais et des échéances définies dans les cahiers de gestion et procédures;
– Élaborer et soumettre à validation à la représentante pays de SUCO le budget projet, et assurer le suivi des dépenses après son adoption.
– Entrer les données financières dans le programme informatique comptable SAGE 300 et préparer les rapports comptables mensuels pour leur révision et approbation par la personne représentante, selon le besoin ; Assurer leur transfert au siège social de SUCO à Montréal;
– Préparer et vérifier les chèques et les transferts bancaires pour toutes les dépenses des projets et programmes ;
– Assurer le suivi des comptes bancaires et réviser toutes les opérations bancaires ;
– Préparer les demandes de décaissement ainsi que les sorties de fonds ;
-Procéder aux achats et acquisitions en tenant compte et en respect des procédures d’acquisition du cahier de gestion de SUCO;
– Vérifier et contrôler la soumission des rapports de dépenses de l’ensemble du personnel de terrain, des partenaires, des stagiaires et des volontaires ;
– Préparer les audits annuels et travailler avec les vérificateurs externes afin de faciliter les audits requis pour le projet ;
-Veiller à la bonne conformité des pièces justificatives telle exigée dans le cahier de gestion et procédures de SUCO et puis au respect des paiements des échéances aux fournisseurs ;
– Vérifier et valider les procédures d’achat avant d’émettre un chèque et en assurer le suivi ;
– Renforcer les capacités des comptables des partenaires de SUCO sur les normes comptables de SUCO et de nos partenaires financiers ;
– Établir les déclarations et autres obligations fiscales et sociales et procéder aux paiements afférents en respect des échéances requises ;
-Préparer les rapports financiers périodiques (mensuels et annuels) et les documents nécessaires pour les bailleurs de fonds et rapports annuels pour les Ministères partenaires de SUCO.

Ressources matérielles et logistiques :

–Assurer la gestion administrative et logistique du projet ;
–Plus précisément, gérer tous les biens et équipements du projet et tenir à jour, un inventaire complet de l’ensemble de ces biens et équipements (véhicules, matérielinformatique, photocopieuses, téléphones, ameublement, etc.) ;
–Coordonner l’achat, la maintenance, l’entretien et la réparation des équipements, véhicules et infrastructures du bureau ;
–Collaborer avec le siège social de SUCO à Montréal au suivi de l’inventaire des biens et équipements;
–Maintenir un registre de l’utilisation des véhicules de SUCO et vérifier si les assurances des véhicules sont payées régulièrement ; contrôler la consommation moyenne des véhicules en carburant.

Ressources humaines :

–Appuyer la représentation pays dans l’élaboration de la description de poste des employé–e–s nationaux ;
–Assurer un appui au représentant pays dans la gestion opérationnelle,administrative (démarches de visa, installation, etc.) et logistique dans le pays, des coopérant.es volontaires;
–Élaborer les différentes grilles salariales des employé–e–s nationaux et effectuer leur inscription à la CNSS ;
–Participer au recrutement du personnel (régulier et temporaire) du bureau pays lorsque nécessaire ;
–Appuyer SUCO dans l’application des normes locales d’embauche selon les normes en vigueur au Togo ;
–Gérer les ressources humaines sous sa responsabilité et assurer le respect despolitiques et des procédures pour l’ensemble du personnel, en accord avec le Code du travail togolais ;
–Assurer la gestion des dossiers du personnel, dont les demandes de congé et maladie, et veiller à ce que les assurances soient payées mensuellement ainsi que tout autre prélèvement légal ;
–Planifier et organiser efficacement le travail du personnel administratif et soutenir l’équipe administrative en l’aidant à s’acquitter de ses fonctions de façon efficace et rentable.

Autres tâches :

–Au besoin, effectuer des déplacements sur le terrain ;
– Effectuer toutes autres tâches connexes préalablement discutées en accord avec la représentation du pays.

II. Profil de l’assistant–e administration – Finance

–Diplôme en comptabilité, gestion financière;
–Minimum de deux (2) ans d’expérience prouvée en comptabilité, audit et/ouadministration;
– Capacité d’établir des priorités, d’organiser et de réaliser des tâches multiples de manière efficiente, parfois sous pression et avec peu de supervision ;
–Capacité de travail avec divers groupes de personnes dans un environnement d’équipe multiculturelle ;
–Excellente capacité de travailler en équipe ;
–Faire preuve de proactivité, d’autonomie, de diplomatie, d’initiative et de discrétion, et de travail en milieu multiculturel ;
–Avoir des bonnes références en termes d’intégrité et d’honnêteté;
–Connaissance du système SAGE 300(un atout) et excellente connaissance de MS Word, Excel, Powerpoint, Outlook et des navigateurs d’internet ;
– Excellente maîtrise du français parlé et écrit ;
– Expérience dans le milieu des organisations de coopération, un atout ;
– Expérience dans la formation, la facilitation et le soutien direct avec les communautés et les organisations de base dans le pays, un atout.

III. Durée du contrat

Un (1) an renouvelable avec une période de probation de 3 mois.

DÉPÔT DE CANDIDATURE

Les éléments à fournir pour le dossier de candidatures sont les suivants : une lettre de motivation, un CV détaillé, une copie de la pièce d’identité, une copie des diplômes à [email protected] ou [email protected] et sont à remettre au plus tard le 20 juin 2022. Les candidatures seront évaluées à mesure qu’elles seront déposées. SUCO se réserve le droit de clôturer le processus avant les délais prévus, au cas où un candidat  potentiel est identifié.