Togo: Une société recrute un assistant service partagé

Vous êtes détenteur d’un diplôme en comptabilités / finances ? Vous désirez servir et apporter votre  contribution et expériences dans l’humanitaire, vous pouvez donc postulez pour rejoindre les équipes  d’Humanité et Inclusion !

Contexte et enjeux du poste :

Humanité & Inclusion est une organisation de solidarité internationale indépendante et impartiale, qui  intervient dans les situations de pauvreté et d’exclusion, de conflits et de catastrophes. Œuvrant aux côtés  des personnes handicapées et des populations vulnérables, elle agit et témoigne, pour répondre à leurs  besoins essentiels, pour améliorer leurs conditions de vie et promouvoir le respect de leur dignité et de leurs  droits fondamentaux. HI est présente dans plus de 55 pays. Pour plus d’information sur l’association :  http://www.hi.org

Le programme Sahel-Atlantique (SAHA) de HI a comme aire géographique le Burkina Faso, le Niger, le Togo  et le Bénin. Au Togo, HI intervient depuis 1997 et met en œuvre des projets dans le domaine de la santé  sexuelle et reproductive, la santé mentale, l’appui aux populations des rues, l’éducation inclusive et la  formation professionnelle.

Dans le cadre de ses activités au nord du Togo, HI recrute pour la Sous base de Dapaong un(e) Assistant(e)  services partagéspour contribuer à la mise en œuvre du mandat et de la stratégie opérationnelle de  l’organisation.

Type de contrat : CDD de droit local

Durée du contrat : un (01) an

Date de prise de poste souhaitée : 15/09/2022

Mission : Sous la supervision de la Responsable finances pays, l’assistant services partagés a pour  mandat principal d’assurer la gestion de la trésorerie, de la logistique et de l’administration de la sous base de Dapaong dans le respect du cadre légal, des procédures internes, des règles bailleurs et dans un souci de support constant aux activités développées.

Responsabilité 1 : Assurer la gestion administrative de la sous base de Dapaong

1. Réalise les formalités exigées par les instances gouvernementales au niveau de la localité de Dapaong

2. S’assure de la présentation, la circulation, le classement et l’archivage des documents administratifs,  comptables et financiers

3. Assure les procédures de retenues à la source et de demandes d’exonération

4. Assure la bonne tenue des registres de correspondances  » Courriers Départ  » et  » Courriers Reçus « 

5. Apporte un soutien aux collaborateurs affectés ou en mission sur la sous base de Dapaong, dans  l’exécution de tâches administratives

6. Assure le suivi du registre de l’employeur au niveau de Dapaong

7. Met en place la gestion administrative de la sous base, dans le cadre de son ouverture

8. Se Réfère au Responsable Financier & RH à Lomé pour tous les aspects de gestion des ressources  humaines.

Responsabilité 2 : Assurer la gestion de la trésorerie de la Sous base de Dapaong

1. Assure la gestion de la caisse

2. Verse les avances demandées au personnel de la Sous base en respectant les procédures en cours à  HI

3. Suit les avances de services individuelles et faire les relances nécessaires auprès des intéressés en cas de non-respect des procédures

4. Tient à jour la fiche de suivi des avances

5. Tient à jour les livres de bord de caisse et banque ouverts sur la Sous base

6. Assure tous les paiements (espèces, chèques, transfert…) en respectant les procédures d’engagement des dépenses du Programme

7. Vérifie la validité et l’adéquation des justificatifs des dépenses (contrat, commandes, factures, bons de livraison,…)

8. Assure le classement méthodique des justificatifs comptables de toutes les opérations passées sur la Sous-Sous-base

9. Met en place la gestion de la trésorerie de la Sous base, dans le cadre de son ouverture.

Responsabilité 3 : Assurer la gestion de la comptabilité de la Sous base de Dapaong

1. S’assure du respect des procédures comptables sur la Sous base

2. Vérifie la validité du visa d’engagement apposé sur chaque pièce comptable

3. Envoie les scans de la dernière page du livre de bord caisse et du décompte caisse le 1er jour ouvrable  de la date de clôture de la comptabilité du mois concerné

4. Classe et archive les copies des pièces comptables suivant les règles établies.

5. Met en place la gestion de la comptabilité de la Sous base, dans le cadre de son ouverture.

Responsabilité 4 : Assurer la gestion du matériel et du budget mis à sa disposition dans le cadre  de la mise en œuvre des activités

1. Etablie le budget prévisionnel relatif à la structure de la Sous-Sous-base de Dapaong

2. Effectue et est responsable de la gestion du budget structure

3. Valide le choix de matériels adaptés, dans le respect des procédures d’approvisionnement

4. Assure une gestion des ressources matérielles et financières mises à sa disposition pour la réalisation  des activités : élaboration des prévisions budgétaires, engagement des dépenses qu’il valide ;

5. Conseille et supervise les partenaires dans la réalisation de leurs activités.

6. Se réfère à l’administrateur financier de Lomé pour tous les aspects financiers et comptables non cités  avec information à son N+1

Responsabilité 5 : Assurer la gestion de la logistique et des autres aspects organisationnels de la  Sous base de Dapaong

1. Assure l’application des procédures de la chaîne d’approvisionnement (Achat de biens et services, Stockage)

2. Assure la gestion du parc auto et moto de la sous base

3. Assure la gestion du parc informatique et des équipements

4. Assure la gestion des sources d’énergie (groupe électrogène et plaques solaires)

5. Assure la gestion des équipements de télécommunication (Téléphones satellitaires, radio et téléphones ordinaire,

6. Met en place la gestion logistique de la sous base, dans le cadre de son ouverture

7. Assure la gestion des locaux et la gestion

8. Assure la gestion du transport (déplacements du personnel, transport des biens)

9. Assure le contrôle interne de la mise en œuvre des procédures logistiques

10. Assure la formation des équipes de la sous base aux procédures logistiques HI, bailleurs et aux règles logistiques applicables au programme, chez nos partenaires en lien avec le cadre légal

11. Participe au contrôle des processus logistiques des partenaires

12. Garantit le classement et l’archivage des documents logistiques

13. Garantit les liens avec les autres responsables sécurité terrain et la hiérarchie

14. Garantit la mise en œuvre et le respect des règles de sécurité en étant responsable de la sécurité terrain (FSO).

15. Appuie les différents collaborateurs des services support intervenant dans le programme en cas de  surcharge de travail ou d’absence

16. Se réfère au responsable logistique à Lomé pour tous les aspects logistiques non cités avec information  à son N+1

17. Collabore avec les différents membres des équipes support intervenant dans le programme Informe le  supérieur hiérarchique de tout dysfonctionnement

18. Assiste le Responsable Finances Pays et le Responsable Logistique dans d’autres appuis en fonction  des besoins.

Responsabilité 5 : Manager l’équipe support de la sous base de Dapaong

1. Réalise les taches qui lui sont confiées par le département des ressources humaines : appui au  recrutement, suivi des dossiers du personnel, gestion du personnel de la sous base

2. Assure la formation de ses collaborateurs dans ses domaines de compétences

3. Met en place les mécanismes de communication et de coordination sur la sous base

4. S’assure des transferts d’informations et de responsabilités au sein de la sous base, dans les meilleures  conditions possibles

5. Assure l’application des procédures de la chaîne d’approvisionnement (Achat de biens et services,  Stockage)

Profil du candidat

¸ Un niveau Bac + 2 en gestion financière avec de préférence un Bac en technique quantitative de gestion

¸ Un minimum de 2 ans d’expérience dans le domaine avec idéalement une expérience en ONG ;

Compétences requises

¸ Maitriser l’enregistrement quotidien des écritures comptables.

¸ Maitriser l’enregistrement et le contrôle des pièces comptables des partenaires.

¸ Maitriser les principes d’entrées et de sorties des biens, de circulation des flux et des personnes.

¸ Connaitre et appliquer les règles de sécurisation de la sous base

¸ Connaitre les éléments du dossier administratif du personnel : éléments liés à la santé, aux transports du  personnel et éléments permettant l’établissement du contrat.

¸ Maîtrise les règles d’archivage optimisées

¸ Autonome sur les fonctionnalités de base du pack office (Word, Excel, Power point, etc.)

¸ réactivité et flexibilité, rigueur et résolutions de problèmes sont des qualités majeures sur ce poste.

Conditions salariales

En fonction de ses expériences et des diplômes, le/l’assistant (e) services partagés aura un salaire de base  mensuel compris entre 235 000 FCFA et 306 000 FCFA par mois auquel s’ajoutent les avantages de notre  politique de rémunération et avantages.

Délai de dépôt de candidature

Un Curriculum Vitae limité à 4 pages et une lettre de motivation d’une page maximum à envoyer au plus  tard le 15/08/2022 à [email protected] avec en objet : Candidature « Assistant services partagés  Dapaong »

Le recrutement se déroulera en 3 phases : une sélection sur dossiers, un test écrit et, un entretien.

Seuls les candidats retenus après la sélection des dossiers seront contactés. A noter que les étapes de  sélection pourront se dérouler au fur et à mesure de la réception des candidatures sans attendre  l’échéance buttoir. Tout CV transmis pourra servir à alimenter le vivier de HI, sauf demande contraire de la  part du candidat.

Le candidat sélectionné sera invité à compléter son dossier (casier judiciaire, attestation de travail, etc.) dès  information de sa sélection.

N.B. : Humanité & Inclusion s’engage à promouvoir l’égalité des chances et lutter contre toutes formes de  discrimination à l’embauche. HI est attaché au principe de la diversité et encourage tout particulièrement les  candidatures des personnes en situation de handicap et les femmes.

Un aménagement raisonnable du processus de recrutement et du poste à pourvoir peut être envisagé en  fonction des besoins individuels des candidats en situation de handicap et dans la limite des possibilités de

HI. Nous encourageons sincèrement les candidats en situation de handicap à exprimer leurs besoins  spécifiques au travers de leur lettre de motivation.

HI est une organisation qui adopte une position de Tolérance Zéro en matière d’exploitation, d’abus, de  harcèlement et d’intimidation sexuels, de fraude et de corruption. Le/La candidat(e) sélectionné(e) devra  s’engager à adhérer et respecter ces politiques qui sont disponibles sur ce lien:https://hi.org/fr/politiquesinstitutionnelles. HI a également mis en place un mécanisme rigoureux transparent et inclusif de remontée  et gestion des plaintes. Tout signalement peut être adressé en toute confidentialité et sécurité à [email protected].