Care recrute 01 Chargé des Opérations-Mali

CARE International au Mali recherche pour son bureau régional de Ségou : UN– E CHARGE (E) DES OPERATIONS basé(e) à Ségou

La candidature des femmes est fortement encouragée 

RESUME DU POSTE

Le/ La chargé (e) des Operations appuiera le Coordinateur Equipe Régionale dans la coordination des fonctions d’administration, gestion des achats, gestion de la flotte, gestion des assets, gestion des magasins de CARE International Mali à Ségou sur terrain. Il/Elle doit s’assurer de la conformité aux politiques et aux procédures de CARE International Mali.

Il/Elle gèrera le parc automobile, les achats et doit veiller à la conformité du système d’inventaire et de stockage du matériel et aux procédures de CARE International Mali. Il/Elle participera à la mise en place de systèmes efficaces qui appui la stratégie et les membres de l’équipe. 

Il/ Elle travaille en étroite collaboration avec le Logistics and Procurement Manager, Partnership & finance officer et les Chefs de projets et les autres membres de l’équipe du Programme et des Opérations.

Il/Elle devra informer le Logistics and Procurement Manager de l’évolution de ses activités, des problèmes rencontrés ainsi que des succès et innovations du département.

ROLES ET RESPONSABILITES

  • Coordination des fonctions Achats, gestion du parc/ Flotte, gestion des Assets / Equipements, stocks, d’administration et RH,
  • Assurer de la conformité aux politiques et aux procédures de CARE International Mali,
  • Gestion du parc automobile,
  • Participation à la mise en place de systèmes efficaces qui appuie la stratégie et les membres de l’équipe.
  • Transmission des bonnes commandes dans le logiciel OSS
  • Assurer le rapportage et archivage des dossiers d’achat
  • Gestion des contrats

Rôle 1 Gestion de l’Approvisionnement/ Achats – 50% du temps

  • Réception et consolidation des plans d’achats de la région de Segou
  • Suivre le traitement des Demandes d’Approvisionnement (DA) et vérifier qu’elles soient complètes et approuvées conformément aux politiques de la mission
  • Maintenir à jour un registre pour le suivi des contrats
  • S’assurer que la liste approuvée des fournisseurs est utilisée comme seule référence pour les demandes de cotation.
  • S’assurer que les avis d’appels offres et les demandes de cotation sont envoyés aux fournisseurs à temps
  • S’assurer que la fiche de suivi des feuilles sous pli cachetés est utilisée lors des avis de consultation restreinte.
  • S’assurer que les fiches de demandes de cotation sont approuvées et envoyées aux fournisseurs concernés ; le planton assurera la transmission de ces documents, au besoin
  • Organiser les dépouillements et y participer en tant que membre du comité d’approvisionnement
  • S’assurer que les tableaux d’analyses des prix sont préparés sur la base des pro-forma reçues.
  • S’assurer de l’acheminement rapide auprès des fournisseurs de tous les documents d’approvisionnement tels que les demandes de pro-forma et les bons de commande.
  • Préparer les bons de commande au nom des fournisseurs retenus, en garantissant une imputation comptable correcte
  • Saisir les bons de commande dans le système financier
  • Soumettre les bons de commande pour vérification et signature selon les niveaux d’autorité en vigueur.
  • S’assurer que les bons de commande signés sont envoyés aux fournisseurs pour leurs signatures.
  • S’assurer que les photocopies des bons de commande sont classées chronologiquement dans un dossier.
  • S’assurer qu’une copie du bon est remis à l’agent chargé des réceptions pour lui permettre de faire le suivi des livraisons et l’expédition des matériels au demandeur.
  • Avant classement, porté sur les DAs, en observation, dans une partie de la colonne relative à chaque article, le numéro de bon de commande ayant traité cette commande.
  • Mettre à jour le logiciel OSS pour tous les bons de commande
  • Contribuer à l’évaluation annuelle des fournisseurs /prestataires

Rôle 2 Gestion de la flotte en conformité avec les politiques et procédures de CARE – 10%de temps 

  • Planifier les mouvements de véhicules du Bureau et assurer la mise à jour du tableau des véhicules en mission
  • Vérifier le remplissage correct des réservations/ booking dans le système OSS
  • S’assurer que les chauffeurs sont désignés pour effectuer les missions en tenant compte de leur capacité à maitriser la zone
  • Assurer la revue mensuelle du rapport de consommation des véhicules, motos et générateur
  • Assurer la planification des maintenances périodiques des véhicules
  • Faire un classement de tous les documents de planification et de mission
  • Gérer les cas d’incidents et accidents sur les véhicules en collaboration avec la police et les assurances
  • Faire une revue hebdomadaire des carnets de bord des véhicules pour s’assurer que leur remplissage est fait correctement avec toutes les informations pertinentes pour la facturation mensuelle ;
  • Signer les ordres de mission à l’aller et au retour en indiquant correctement toutes les informations (personnes à bord, numéro de véhicule, FC/PID, dates etc.) et les classer ;
  • S’assurer que les demandes de mise à disposition de véhicule sont reçues dans un délai supérieur à 24h ;
  • Facturer mensuellement les mises à disposition des véhicules en respectant les notes de services y afférentes et s’assurer de la validation par le responsable de budget locataire/attributaire des codes budgétaires ;
  • Suivre la Facturation mensuelle de l’utilisation des véhicules entre projets ;
  • Suivre la Facturation de l’utilisation privée des véhicules par le personnel ;
  • Maintenir un classement des factures de mise à disposition
  • Conserver les TOMCARD dans un endroit avec accès limité ;
  • S’assurer que les tickets de TOMCARD sont photocopiés et classés dès leur réception
  • Réconcilier mensuellement les rapports de carburant provenant de la station-service avec les tickets fournis ou justification de carburant ;
  • Préparer les demandes de paiement pour les factures en provenance des stations-services n’utilisant pas les TOMCARD
  • Préparer les rapports mensuels d’approvisionnement en carburant des véhicules des projets à partir des TOMCARD tous produits.
  • Préparer le rapport de répartition des coûts des projets

Rôle 3 : Assurer la gestion des performances de l’équipe d’administration du bureau régional et l’application de la politique de ressources humaines – 10% de temps

  • S’assurer que les contrats de travail du personnel des bureaux de Segou sont élaborés et/ou les dossiers renouveler dans la limite de ses niveaux d’autorité
  • Organiser et participer au recrutement du nouveau personnel au niveau local
  • Veiller à ce que les informations nécessaires au calcul des incidences salariales (situation administrative du personnel et rapport périodique de congé), sont préparer et fournir chaque mois
  • Orienter, donner des directives et gérer les performances du personnel administratif,
  • Apporter un appui constant au personnel pour des questions d’ordre social (maladie, accident, décès, mariage etc…),
  • Apporter un appui technique au personnel chargé de la gestion administrative et au besoin aux organisations partenaires,
  • S’assurer que les gardiens et agents de nettoyage disposent d’un programme de travail clairement défini
  • Assurer l’application de manuel des ressources humaines et du code du travail.
  • S’assurer que la réception, l’expédition et la circulation des courriers et message internes et externe sont bien effectuées,
  • Veilles au bon classement et un archivage des documents
  • S’assurer que l’application de la politique de communication est bien respectée
  • Suivre la gestion des réservations d’hôtels et s’assurer que les demandes de paiement des hôtels soient soumises correctement à l’approbation et dans les plus brefs délais.
  • Veillez à la propreté et à l’entretien du patrimoine immobilier.

Rôle 4 : Gestion des réceptions des biens livrés au bureau de Ségou – 5% temps 

  • S’assurer que l’Assistant aux Opérations rempli correctement et signe tous les documents internes qu’exigent les procédures de CARE en matière de réception et dans les délais opportuns et dans le logiciel OSS ;
  • S’assurer que l’Assistant aux Opérations fait le rapprocher la quantité et la qualité des marchandises réceptionnées avec les bons de livraison des fournisseurs et les bons de commande ;
  • Veiller à l’établissement des GRN conformément à l’article ou la prestation reçue. Vérifier sur le GRN tous les éléments concernant la qualité des équipements reçus et le respect des délais convenus avec le fournisseur ;
  • S’assurer que l’Assistant aux Opérations fait la saisie des GRN dans Peoplesoft
  • S’assurer que l’Assistant aux Opérations établi systématiquement un PRF Réception pour les équipements d’une valeur supérieure à 5000 $ et le faire approuver par la Directrice des Opérations et PC et faire la mise à jour du registre dans le logiciel OSS.

Rôle 5: Gérer le registre des Assets / Equipements de CARE Mali  – 15% de temps 

  • S’assurer que les tous les MMEs achetés par CARE portent un numéro d’inventaire chronologique
  • S’assurer que les étiquettes de CARE sont apposées systématiquement sur tous les équipements et faire le suivi avec les bureaux Segou ;
  • Veiller à la mise à jour du registre dans les 72 h suivants la réception d’un PRF ;
  • Maintenir à jour la base de données de l’inventaire des MMEs des Bureaux de Segou en conformité avec les procédures de CARE ;
  • Classer toutes les copies des PRF relatifs aux biens du patrimoine (réception, transfert et liquidation) ;
  • Suivre les mouvements des équipements entre les bureaux de CARE ainsi que les équipements alloués aux partenaires pendant la durée de vie des projets ;
  • Communiquer les mouvements des MMEs entre les différents emplacements (Résidences, bureaux de la Direction, Bureaux régionaux) à la logisticienne chargée des réceptions des biens afin qu’elle prépare les PRF transfert/liquidation (à enlever) dans OSS
  • Superviser la tenue correcte de tous les registres d’inventaire secondaire au niveau des bureaux Segou ;
  • Participer à la préparation du rapport annuel des MMEs destiné à CARE Atlanta ;
  • Veiller à ce que les bureaux régionaux envoient leurs rapports mensuels sur les MMEs, en y mentionnant les nouveaux matériels achetés localement et qui doivent recevoir un numéro, ainsi que le lot de matériels cassés, perdus, etc. ; Réconcilie avec le registre principal ;
  • En collaboration avec le superviseur et le service comptable réconcilier trimestriellement semestriellement le registre du patrimoine avec le Grand Livre dans PeopleSoft pour s’assurer que les informations dans le registre du patrimoine sont complètes ;
  • Faire les investigations qui résultent de l’inventaire annuel et mettre à jour le registre dans les délais opportuns ;
  • S’assurer du remplissage et de la mise à jour régulière de la petite base de données des consommables (équipement d’une valeur inférieure à 500$).

Rôle 6 : Gestion des performances du personnel – 5% de temps 

  • Préparer et réviser au temps opportun la description de poste de la chargée junior de l’approvisionnement, de la chargée de la logistique et de l’Assistante RH et les orienter dans leur travail ;
  • Assister ses supervisées sur les politiques et procédures de CARE liées à leur travail ;
  • Assister ses supervisées dans la définition de leurs objectifs annuels ;
  • Faire des réunions hebdomadaires de planification et définir les priorités de la semaine ;
  • Superviser et suivre régulièrement les performances du personnel placé sous sa tutelle ;
  • Préparer les rapports d’évaluation des performances de ses supervisées
  • Suivre toutes les actions RH du personnel sur le terrain

AUTONOMIE ET AUTORITE

Le titulaire de ce poste est supervisé par le coordinateur régional qui définit ses priorités et l’assiste dans la définition des grandes lignes de son travail. Toutes les correspondances destinées à l’extérieur de CARE préparées par la chargée du poste doivent être obligatoirement approuvées par le coordinateur régional.

Dans l’exercice de ses fonctions, il/elle rapporte toutes les anomalies constatées à son superviseur et au personnel approprié, notamment les gestionnaires de budget.

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Le titulaire du poste peut proposer de nouvelles procédures ou systèmes à la Direction, et ce en ligne avec les politiques et procédures des bailleurs et de CARE. 

CONDITIONS DE TRAVAIL 

Le titulaire du poste doit être en mesure de travailler de façon indépendante. Il/elle est basé(e) à Ségou aussi. Il/elle peut travailler en dehors des heures normales de service pour satisfaire les exigences de qualité et de délais de CARE.

QUALIFICATION ET EXPERIENCE

  • Etre titulaire d’un diplôme de niveau au moins BAC +4 en gestion ou dans un domaine technique ou une expérience équivalente.
  • Une expérience professionnelle d’au moins un (05) ans en approvisionnement
  • Avoir une bonne connaissance en logistique est un atout
  • Une bonne connaissance en RH et administration
  • Une excellente expression orale et écrite en français. L’anglais est un atout.
  • Une bonne connaissance des logiciels de traitement de texte et comptable
  • D’excellentes aptitudes de communication
  • Aptitude à maintenir de bonnes relations professionnelles avec ses collaborateurs
  • Etre d’une grande intégrité morale

COMPETENCES ORGANISATIONNELLES

  • Pouvoir planifier et organiser le travail de manière autonome
  • Etre rigoureux dans la tenue des supports de gestion
  • Etre capable de rédiger des rapports et produire des analyses à destination de la Direction
  • Faire preuve de discernement lors de situations nouvelles ou complexes
  • Etre créatif et savoir faire des propositions pertinentes pour l’amélioration des opérations de la Mission
  • Avoir la capacité de travailler en équipe, de développer et d’entretenir un environnement de travail basé sur le respect de la diversité.

Mentionner sur l’enveloppe ou dans l’objet de votre message « Poste : UN– E CHARGE (E) DES OPERATIONS.

Les dossiers de candidature comprenant : une demande manuscrite, un curriculum vitae détaillé, une lettre de motivation, une copie certifiée des attestations de diplômes et attestations de travail + 3 références professionnelles, doivent parvenir sous pli fermé  à la Direction de CARE Mali à Korofina Nord Bamako BP : 1766, Tel 20.24.22.62/ 20.24.91.37 Fax : 20.24.75.32 Porte 368, Rue 110 au plus tard le 09 aout  2022 dans nos bureaux régionaux ou à l’adresse suivante : [email protected]

NB :

SEUL LES DOSSIERS MENTIONNES « UN– E CHARGE (E) DES OPERATIONS » à l’objet SERONT PRIS EN COMPTE

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

CARE Mali jouit d’une excellente réputation nationale et internationale pour son sérieux et son professionnalisme et combat activement toute fraude ou tentative de fraude et toute corruption ou tentative de corruption.

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