Concern Worldwide recrute 1 Coordinateur (trice) Logistique

Concern offre des chances égales d’emploi à tous – Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Concern a un Code de Conduite (CCoC) avec trois politiques connexes : la Politique de Protection des Participants aux Programmes (P4), la Politique de Protection de l’Enfant et la Politique contre la Traite des Personnes. Ces documents ont été développés pour assurer la protection maximale des participants aux programmes contre l’exploitation, et clarifier les responsabilités du personnel, des consultants, des visiteurs aux programmes et des organisations partenaires de Concern ainsi que les normes de conduite attendues d’eux.

Dans ce contexte, le personnel de Concern a la responsabilité envers l’organisation de s’efforcer à atteindre et à maintenir les plus hauts standards dans la conduite quotidienne de son travail conformément aux valeurs fondamentales et à la mission de Concern. Tout candidat à qui l’on offre un emploi chez Concern Worldwide devra signer le Code de Conduite et les politiques connexes comme annexes de leur contrat de travail.

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En signant le Code de Conduite de Concern, les candidats confirment qu’ils ont compris le contenu du Code de Conduite de Concern et des politiques connexes et qu’ils acceptent de se comporter conformément aux dispositions de ces politiques. En outre, Concern s’engage au Safeguarding et à la protection des adultes et enfants vulnérables dans notre travail.

Nous ferons tout notre possible pour veiller à ce que seules les personnes aptes à travailler ou à faire du bénévolat auprès des adultes et des enfants vulnérables soient recrutées par nous pour de tels rôles.

Subséquemment, le travail ou le bénévolat avec Concern est soumis à une séries de vérifications et d’enquêtes, y compris la vérification des antécédents criminels des candidats et volontaires.

Pour mettre en œuvre et développer les programmes ambitieux et motivants de Concern,

PORTEE, BUT ET RESPONSABILITES DU POSTE

Sous la supervision directe du Directeur des Opérations (Systems Director), le Coordinateur Logistique sera responsable des opérations logistiques conformément aux politiques et procédures logistiques de Concern Worldwide.

Il supervisera l’Assistant Logistique Chargé des Approvisionnements, le Mécanicien Automobile Itinérant, le Programme and Support Assistant-Logistique, l’Assistant Logistique Transport and Facilities (directement), et les chauffeurs et agents de sécurité basés à Niamey (indirectement).

Il travaillera en étroite collaboration avec le Directeur des Programmes (PD), le Contrôleur National des Finance (CFC), le Senior Logistics Officer (Tahoua), le Systems Manager (Diffa), le Conseiller Sous-Régional IT, les conseillers techniques des programmes,

l’Area Coordinator de Tahoua, les Coordinateurs de programmes, les Gestionnaires de programmes et l’équipe de soutien logistique à Dublin, le cas échéant; avec des interactions fréquentes avec les fournisseurs, les services étatiques et d’autres responsables de la logistique au sein d’autres ONG et du cluster logistique.

Le but de ce poste est d’assurer une gestion opérationnelle quotidienne de toutes les opérations logistiques et contribuer à la gestion de la sécurité au sein de Concern Niger sous la supervision hiérarchique du Directeur des Opérations (SD), avec des visites fréquentes d’appui sur le terrain et sites des programmes.

Le cas échéant, il devra également appuyer l’équipe cadre dans la mise en œuvre du projet et exécuter toute activité liée aux besoins des opérations de Concern qui pourront lui être assignées par son superviseur.

Les responsabilités spécifiques de ce poste sont notamment (liste non exhaustive) :

• Gestion des opérations logistiques (achats et dédouanement, transport/flotte, entreposage, distributions, assets, exonérations, etc.)
• Contribution dans la gestion de la sécurité
• Rapports, documentation et gestion budgétaire
• Gestion du personnel et renforcement des capacités
• Etc.

Responsabilité 1 : Gestion des opérations logistiques

Approvisionnements :

• En consultation avec le SD, contribuer à la mise en œuvre, au sein de Concern Niger, des directives et exigences contenues dans les manuels logistiques afin d’assurer la conformité avec les politiques, procédures et pratiques opérationnelles.
• Conjointement avec les programmes, élaborer et mettre en œuvre des plans d’approvisionnement et s’assurer que l’achat d’équipements, matériels, matériaux, services et travaux est de haute qualité, d’un bon rapport qualité-prix et conforme aux dépenses budgétaires approuvées.
• Prendre le lead pour les processus d’appels d’offres et appels à manifestation d’intérêt nationaux conformément aux procédures d’approvisionnement de Concern, et assurer que la documentation d’évaluation est complète et conforme aux exigences de qualité, sous la supervision et les orientations du SD.
• Établir, développer et gérer des bonnes relations avec les fournisseurs locaux et les autres parties prenantes pertinentes, le cas échéant.
• Assurer la livraison des biens du programme à temps et le transport du personnel.
• Suivre le processus de dédouanement des marchandises importées et assurer que tous les documents nécessaires sont disponibles pour faciliter le processus en étroite collaboration avec le(s) transitaire(s) désigné(s).
• Superviser le processus du SRTS (réviser et consolider), veiller à ce qu’il soit finalisé et partagé avec le SMT, tous les détenteurs des budgets et le personnel de la logistique sur une base hebdomadaire après approbation par le SD.
• Assurer que le registre de suivi des contrats-cadres, des contrats d’achat et d’approvisionnement, des bons de commande et autres contrats est maintenu à jours, le vérifier et le partager avec le SD sur une base mensuelle.
• Veiller à l’actualisation régulière du tableau de réconciliation des GDN/GRN et assurer qu’il est partagé avec le SD sur une base mensuelle.
• Assurer que la liste des fournisseurs approuvés et celles des fournisseurs requalifiés sont régulièrement actualisées et maintenues à jour.
• Etc.

Transport/Flotte :

• Assurer qu’un soutien adéquat et efficace est apporté à tous les aspects du programme en matières de transport.
• Assurer qu’un remplissage effectif et précis des log sheets des véhicules et motos (y compris les générateurs) ainsi que tous les autres documents de contrôle du carburant est fait par les chauffeurs et les utilisateurs, et que les rapports mensuels de transport sont produits et un rapprochement effectué (carburation-utilisation-solde-performance).
• Réviser les contrats de transport pour s’assurer qu’ils sont conformes aux procédures ainsi qu’aux exigences légales avant de les soumettre au SD/PD/CD pour approbation.
• S’assurer d’une planifications adéquate de la maintenance et des réparations des véhicules, motos et générateurs, et veiller à ce que les travaux s’effectuent efficacement avec un bon rapport qualité-prix.
• Etc.

Entreposage/Stock et Distributions :

• Superviser toutes les installations d’entreposage en s’assurant que tous les articles sont empilés correctement et peuvent être facilement comptés. Assurer que l’entrepôt est maintenu propre et sécurisé et que tous les articles endommagés sont signalés conformément aux procédures logistiques existantes de Concern.
• S’assurer que les rapports de stock sont correctement faits et soumis à temps conformément au calendrier logistique.
• Superviser les inventaires périodiques des stocks et s’assurer qu’ils sont faits adéquatement conformément au calendrier logistique, et que les ajustements de stock (s’il y en a) sont adéquatement effectués.
• Tenir et s’assurer que le rapport des donations (DIK report) est actualisé chaque fois qu’une réception est constatée, et que toute la documentation est adéquatement complétée et archivée.
• Conseiller et appuyer les opérations de distribution aux bénéficiaires et s’assurer qu’elles sont adéquatement documentées et conformes aux procédures logistiques de Concern ainsi qu’aux normes Sphère et CHS.
• Etc.

Gestion des actifs (assets) :

• Tenir le registre consolidé des assets à jour pour le Niger en coordination avec le responsable IT et effectuer un inventaire semestrielle et annuel, afin de conseiller sur l’élimination et le remplacement, le cas échéant.
• Etc.

Responsabilité 2 : Contribuer dans la gestion de la sécurité

• Appuyer le SD à assurer une gestion efficace de la sécurité (ceci peut inclure la participation à la révision du plan de gestion de la sécurité (SMP) du Niger et des SOP spécifiques, assister aux réunions de coordination de la sécurité si nécessaire à la demande du SD, et contribuer à la mise en place de procédures claires pour la sécurité du personnel, des biens, des équipements et des locaux de Concern.
• Contribuer activement dans les évaluations de sécurité dans les zones des programmes au Niger, produire un rapport d’évaluation et conseiller en conséquence pour s’assurer que les risques sont minimisés pour les programmes, le personnel et les propriétés de Concern.
• Diriger le GFS (Groupe Focal de Sécurité) du bureau de Niamey, s’assurer que les procès-verbaux des réunions sont partagés à temps avec le SD et que les incidents de sécurité à Niamey sont dûment et à temps signalés sur le SIRT (Security Incident Reporting Tool) et archivés si nécessaire.
• Assister aux réunions régulières du cluster logistique dans le but de favoriser une coordination efficace et la mise en œuvre d’un soutien efficace au programme.
• Etc.

Responsabilité 3 : Rapports, documentation et gestion budgétaire

• Suivre la mise en œuvre des processus de contrôle et de partage d’informations dans les domaines des fonctions de la logistique, des achats et du transport, afin de garantir la redevabilité envers les bailleurs de fonds (donateurs) et autres parties prenantes.
• Centraliser et consolider les rapports mensuels de transport et de stock pour le Niger (et assurer la visibilité de l’état des stocks selon les procédures logistiques existantes de Concern) pour examen et approbation par le SD.
• Veiller à ce que les documents liés à la logistique (processus d’appel d’offres, documents d’achat, contrats d’achat et accords-cadres, contrats de transport, fiches de stock, GRN, RR, GDN, etc.) soient correctement archivés pour faciliter les contrôles, les vérifications et les audits.
• Préparer les besoins mensuels de trésorerie (cash-flow) pour le département de logistique de Niamey et les soumettre au SD pour consolidation.
• Gérer les budgets spécifiques approuvés pour la logistique conformément aux limites d’approbation contenues dans le régime de délégation.
• Etc.

Responsabilité 4 : Gestion du personnel et renforcement des capacités

• Contribuer à l’examen périodique de la capacité logistique pour s’assurer que le Niger conserve sa capacité à répondre aux urgences aussi efficacement et aussi rapidement que possible.
• Gérer et appuyer efficacement le personnel placé sous sa supervision et gérer leur performance.
• Fournir un appui technique au personnel logistique de terrain, en consultation avec le SD.
• Etc.

Autres tâches :

En dehors de ses responsabilités et tâches mentionnées ci-dessus, le titulaire du poste pourrait être demandé à :

• Promouvoir et garantir le respect des politiques de sauvegarde de Concern et de la politique antifraude, ainsi que de la mise en œuvre des normes humanitaires fondamentales (CHS), y compris le mécanisme de gestion et de réponse aux plaintes (CRM) afin d’assurer une protection maximale aux bénéficiaires du programme.
• Signaler au responsable approprié toutes les violations du CoC et politiques associées. Ceci est un devoir obligatoire de tout le personnel de Concern.
• Changer temporairement de lieu d’affectation suivant les exigences du programme pour une couverture de poste, si nécessaire.
• Participer aux formations et ateliers organisés/identifiés par le supérieur hiérarchique.
• Contribuer autant que possible à la poursuite et à la promotion de la redevabilité y compris les engagements de Concern au HAP (Partenariat pour la Redevabilité Humanitaire)
• Maintenir la confidentialité de toutes les informations acquises à l’occasion de l’exercice de ses fonctions et responsabilités, soit par des collègues ou concernant toute autre activité menée par Concern en général, qui n’ont pas encore été rendues publiques par la Direction.
• Fournir tout appui supplémentaire au programme les problèmes logistiques quotidiens, et effectuer toute autre tâche supplémentaire, selon les besoins identifiés par le SD.
• Etc.

QUALIFICATIONS & COMPETENCES REQUISES

Qualifications/Profil:

• Un diplôme de niveau BAC+4/5 en Logistique, en Gestion de la chaîne d’approvisionnement (Achat/Approvisionnement international), en Administration des affaires ou disciplines apparentées. Un diplôme équivalent en sciences sociale couplé d’un certificat de formation professionnelle en achat/logistique et d’une expérience d’au moins 3 ans dans le domaine serait acceptable.
• Minimum 3 ans d’expérience au poste similaire (ou en gestion de la logistique et des approvisionnements au niveau de ma coordination), de préférence avec les ONG Internationales humanitaires. Une expérience internationale serait un atout.
• Expérience de travail dans des situations complexes d’urgence et capacité à travailler avec les autres tout en produisant les résultats escomptés.
• Prêt à travailler avec un degré minimum de supervision, sous pression et capable de prendre et de proposer des initiatives.
• Excellentes aptitudes en gestion et supervision d’équipes, en formation et en renforcement des capacités.
• Bonnes compétences en gestion du temps et capacité à répondre positivement et de manière constructive à un environnement opérationnel en évolution rapide.
• Savoir lire, écrire et s’exprimer correctement en français et en anglais.
• Excellent niveau de communication en langues locales (Haoussa, Zarma, Kanouri, etc.)
• Connaissance du secteur humanitaire
• Capacité à prioriser les tâches et à respecter les deadlines
• Bonne aptitude interpersonnelle, organisationnelle et de gestion du temps;
• Capacité de garder la plus grande discrétion et confidentialité;
• Bonnes compétences informatiques et maîtrise du pack Office: MS World, Excel, PowerPoint, Outlook et utilisation de l’Internet.

Compétences :

Les dossiers comportant un CV détaillé d’un maximum de 4 pages avec les références du candidat, une lettre de motivation, une copie de la carte ANPE, un casier judiciaire datant de moins de trois mois et une copie de la nationalité devront parvenir par courrier électronique à l’adresse suivante : [email protected] au plus tard le 20 Janvier 2022 à 10H00.

Veillez mettre comme sujet de messagerie la référence du poste : LOG/CL/01/2022

Concern est un employeur qui promeut l’égalité des opportunités et met en œuvre une procédure de recrutement équitable et transparente.

La procédure est ouverte à tous les candidats qui pensent qu’ils répondent aux exigences du poste. Aucun employé ou individu à Concern n’a le droit de demander un paiement en espèces ou l’échange de faveurs de quelque nature que ce soit en contrepartie d’un traitement préférentiel dans le processus de recrutement.

Ceci est contre la politique de Concern et si vous êtes approché par un membre du personnel pour de l’argent ou des faveurs, ou si vous êtes empêché de quelque façon à faire partie du processus, prière de bien vouloir porter votre plainte auprès du CD, ou à quelqu’un d’autre en qui vous avez confiance.