UNE ENTREPRISE RECRUTE 01 ASSISTANTE DE DIRECTION

UNE ENTREPRISE RECRUTE 01 ASSISTANTE DE DIRECTION

Description du poste

MISSION

Vous aurez pour mission principale d’assister le Directeur Général dans tous les aspects liés à sa fonction afin d’être plus efficace dans sa gestion au quotidien, d’assurer l’interface entre tous les interlocuteurs internes et externes avec le Directeur Général.

A ce titre, vous aurez pour :

ACTIVITES PRINCIPALES

  • Assurer la gestion administrative
  • Préparer et rédiger tous les courriers émanant du Directeur Général
  • Accueillir, informer et diriger les visiteurs ;
  • Réceptionner, enregistrer et faire le tri des courriers arrivés et transmettre les dossiers essentiels au directeur général
  • Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques à transmettre au directeur général ;
  • Organiser l’agenda en prenant les rendez-vous ;

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  • Organiser les voyages et déplacements du Directeur Général en faisant les demandes de visas, réservations d’hôtels, billets d’avion et location de véhicule
  • Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons ;
  • Gérer le stock mis à disposition ;
  • Faire un suivi des dossiers dont il ou elle a connaissance ;
  • Veiller à l’entretien journalier des locaux de la direction générale.

Organiser les réunions de la direction

  • Apprêter la salle pour les tenues de réunions ;
  • Convoquer par mail ou par voie téléphonique les différents participants
  • Mettre à la disposition des participants le matériel nécessaire à la tenue de la réunion ;
  • Participer si possible à certaines réunions ;
  • Rédiger et mettre à disposition des participants les PV.

Assurer la gestion des courriers arrivée

  • Réceptionner et enregistrer tous les courriers arrivés ;
  • Effectuer le tri et transmettre au directeur général les courriers essentiels ;
  • Effectuer l’archivage des courriers ;
  • Classer les documents, informations et fonds documentaires d’une activité.
  • Gérer la communication interne de la direction générale

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  • Gérer l’interface avec les fournisseurs, clients et autres institutions
  • Gérer l’interface avec les collaborateurs du directeur général.
  • Coordonner les activités des agents placés sous sa responsabilité
  • chauffeurs, technicien de surface

Profil du poste

BTS ou DUT Assistanat de Direction, Secrétariat (Gestion des Entreprises et Administrations),
la licence droit ou économie, le master pro Gestion.

  • Compétences techniques
    • Maîtriser tous les supports de communication et bureautique : téléphone, Word, Excel, Powerpoint, Internet et e-mails ;
    • Maitriser des outils informatiques (Tableur, logiciel de paie) ;
    • Maîtriser aussi bien la langue française écrit que de l’anglais écrit et oral ;
    • Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat ;
    • Bonnes capacités rédactionnelles ;
    • Connaissance des techniques de numérisation des documents.
  • Aptitudes et traits caractériels
    • Capacité de restitution, d’écoute, d’analyse, de synthèse ;
    • Accueillante ;
    • Avoir le sens des priorités ;
    • Faire preuve de réactivité, d’esprit d’initiative, d’une grande capacité d’adaptation, de résistance au stress et à la pression, et surtout de méthode et d’organisation ;
    • Sens de la discrétion et de la confidentialité, Ouverture d’esprit, sens de la diplomatie ;
    • Rigueur, Aisance relationnelle ;
    • Polyvalence, réactivité et adaptabilité.

Dossiers de candidature

Curriculum Vitae (CV)+Lettre de motivation + Prétention salariale

Postulez en ligne : mhd.hsd-melt.com  Contactez-nous : [email protected]

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