La Banque africaine de développement recrute 01 Assistant administratif (h/f)

 LE POSTE :

Au sein de la Facilité africaine de soutien juridique, l’assistant(e) administratif/ve devra :

• Exercer des fonctions de soutien administratif et personnel, comme fournir des services administratifs pour soutenir la planification et/ou la mise en œuvre de projets ou d’activités au sein des départements opérationnels ou institutionnels.
• Tenir des registres de contrôle administratif et budgétaire.
• Gérer les fournitures et le matériel de bureau ; classer et coder le matériel par rapport à un certain nombre de domaines ; prendre des dispositions pour expédier et réceptionner des fournitures et équipements de bureau et de projet.

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PRINCIPALES FONCTIONS :

Sous la supervision du Chef des départements opérationnel ou institutionnel, l’Assistant(e) administratif/ve sera chargé(e) des tâches suivantes :

Gestion du flux de travail :

• Concevoir des systèmes et méthodes de travail de bureau et en assurer le fonctionnement pour gérer efficacement le flux de documents papier ; organiser et stocker les documents et informations sur différents supports (papier et électronique) ; cela inclut notamment la gestion du système de classement et de recherche de documents.
• Assurer le suivi des documents : traiter les courriels entrants, les télécopies, les publications et la correspondance.
• Distribuer les documents émis par le département et assurer le fonctionnement d’un système de suivi.

Réunions :

• Préparer des documents, des notes d’information, des rapports, des tableaux et des présentations.
• Assurer le secrétariat lors des réunions. Rédiger les procès-verbaux des réunions ; établir un système de rapport portant sur toutes les décisions prises au cours des réunions afin de faciliter le suivi de la mise en œuvre des décisions en suspens.
• Gérer le calendrier des réunions de département au sein de l’ALSF.
• Traiter les demandes relatives aux frais de représentation à engager ; et effectuer le suivi des actions à mener par les services concernés.

Administration :

• Assurer la mise au point et la maintenance de systèmes de bureautique efficace.
• Assurer le suivi des documents, traiter les télécopies, la correspondance générale et les notes de synthèse.
• Gérer le flux d’informations, en assurant la réception, le tri et le suivi du courrier entrant et sortant de l’ALSF, selon leur niveau de priorité et d’urgence, et mettre en place un système de classement logique.
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants.
• Établir et mettre à jour le calendrier et le carnet d’adresses électroniques.
• Rédiger des courriers et des documents, conformément aux directives administratives.
• Rédiger des notes de service et des accusés de réception, et les accompagner de leurs documents d’information avant d’obtenir la signature du Chef de département.
• Prendre les dispositions nécessaires pour accueillir les délégations externes.
• Assister et conseiller le Chef de département sur diverses questions liées à l’administration et au personnel.
• Établir un système de contrôle des stocks pour la gestion des fournitures de bureau et autres biens appartenant à l’ALSF (ordinateurs personnels, imprimantes, etc.) ; centraliser les demandes de fournitures de bureau soumises par le personnel du département et prendre les dispositions nécessaires pour assurer la distribution des articles requis.
• Donner des avis sur la manière dont le personnel d’appui doit être réparti pour faire face aux priorités, à la charge de travail et aux délais.
• Mener des négociations avec CHGS concernant l’attribution d’espaces de bureaux appropriés à l’ALSF en fournissant des justifications ; porter la responsabilité de l’organisation et de la coordination des opérations de déménagement des bureaux.
• Coordonner et soumettre les missions, les rapports de fin de mission et les programmes de formation du personnel.

• Contribuer à la préparation du budget annuel de l’ALSF. Rassembler des données concrètes en vue de les présenter pour faciliter la prise de décision ; enregistrer les données, effectuer le suivi et présenter des rapports sur le niveau d’exécution du budget du Département ; prendre des mesures concernant les dépenses à engager ; traiter les demandes de recrutement de personnel et de consultants à court terme en accordant une attention particulière aux procédures, au suivi des autorisations de voyage requises, aux contrats et aux paiements.
• Assurer la gestion des systèmes, créer et traiter les rapports de dépenses dans MIS/SAP.

Rapports et correspondance

• Consolider les rapports du Département et les rapports sur le niveau de travail exécuté en rappelant aux superviseurs et aux membres du personnel de soumettre les documents pertinents.
• Rédiger des correspondances qui exigent des recherches et/ou des discussions sur des questions administratives et techniques telles que : les notes d’information au personnel et diverses notes de service claires pour obtenir des informations des autres unités.
• Assurer la liaison avec le personnel professionnel des différents départements afin d’obtenir des informations sur les projets spéciaux et actifs.

Tâches de secrétariat

• Veiller à maintenir des stocks suffisants de fournitures de bureau et autres articles de bureau de base.
• Effectuer le suivi des documents, traiter les courriels, télécopies et courriers d’ordre général entrants.
• Assurer la gestion des processus d’enquêtes publiques internes et générales ; filtrer les appels téléphoniques et les demandes et les traiter comme il convient ; veiller à l’accueil et à la prise en charge des visiteurs ; organiser et tenir les agendas électroniques et s’occuper des rendez-vous.
• Tenir les dossiers confidentiels et classer les rapports, la correspondance et les documents connexes de manière à faciliter leur consultation.
• Identifier des documents internes et externes pertinents pour la recherche et déterminer les méthodes et techniques requises pour entreprendre des projets dans ce domaine.

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COMPÉTENCES (qualifications, expérience, connaissances)

1. Être titulaire d’au moins une licence en gestion des affaires, commerce, administration ou dans une discipline connexe ; et avoir de préférence une formation supplémentaire en secrétariat/administration (BTS ou DUT).
2. Justifier d’un minimum de cinq (5) années d’expérience progressive, pertinente et pratique dans un service administratif, de préférence dans une organisation internationale.
3. Avoir de bonnes compétences en organisation, budgétisation et planification est hautement souhaitable.
4. Avoir de bonnes compétences organisationnelles, analytiques et rédactionnelles, et être capable de prendre des décisions et des jugements éclairés.
5. Être en mesure de travailler sous pression dans le cadre dynamique d’un environnement international et multiculturel.
6. Savoir traiter rapidement et efficacement des demandes internes et externes.
7. Être apte à travailler et coopérer avec des personnes d’origines diverses.
8. Afficher d’excellentes connaissances professionnelles et des compétences dans la réalisation des tâches administratives et sectorielles.
9. Avoir de solides compétences dans le service à la clientèle et de bonnes capacités organisationnelles, être apte à exécuter des tâches variées, avoir le souci du détail et être capable de travailler avec une équipe pluridisciplinaire.
10. Être capable de communiquer efficacement à l’écrit et à l’oral en anglais et/ou en français, de préférence avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue.
11. Savoir utiliser les applications de bureautique standards de la Banque (Word, Excel, Access, et PowerPoint) ; la connaissance de SAP ou d’un autre système de gestion intégré est un atout.
12.  Démontrer de hauts niveaux d’initiative, d’enthousiasme et d’esprit d’équipe.
13. Être capable d’interpréter les politiques, directives et procédures de l’ALSF.

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LE PRÉSENT AVIS EST PUBLIÉ PAR LA BANQUE AFRICAINE DE DÉVELOPPEMENT (BAD) POUR LE COMPTE DE LA FACILITE AFRICAINE DE SOUTIEN JURIDIQUE (« ALSF » OU « LA FACILITE ») QUI EST L’EMPLOYEUR DU TITULAIRE DU POSTE. LE FAIT D’ÊTRE RECRUTÉ AU SEIN DE L’ALSF N’OUVRE AUCUNE PERSPECTIVE D’UN EMPLOI FUTUR À LA BAD.

CE POSTE NE DONNE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI AFFÉRENTES AU STATUT INTERNATIONAL. LE TITULAIRE DU POSTE SERA RECRUTÉ AU PLAN LOCAL ET NE BÉNÉFICIERA DONC PAS DU STATUT DE FONCTIONNAIRE INTERNATIONAL.