Save The Children Recrute Pour Assistante De Direction

Dans le cadre de ses activités en République Démocratique du Congo, Save the Children International, cherche à recruter 1 Assistant (e) de Direction qui sera basé à Kinshasa.

LE POSTE

L’équipe de direction de Save the Children Congo DRC a la responsabilité d’un éventail de programmes et priorités organisationnelles pour un budget annuel moyen d’environ 30 millions de dollars et un effectif du personnel de près de 400 employés, y compris une vingtaine de personnel expatrié.

Afin de faciliter ce qui précède, l’Assistant(e) de Direction devra appuyer le Directeur Pays et l’équipe de direction (SMT) en développant et assurant une gestion administrative efficace, la gestion des informations et des services de secrétariat.
Elle/Il fournira un soutien administratif à l’équipe SMT en planifiant leur agenda respectif conformément aux priorités convenues, en lançant et en organisant des réunions externes ou internes, en s’assurant que les documents pertinents sont disponibles pour les réunions, ainsi que le suivi des actions. Elle/Il est également chargé(e) de recueillir des données, préparer et mettre à jour des archivages électroniques, des dossiers et d’autres documents.

ROLE ET RESPONSABILITE :

PRINCIPALES TACHES :

Gestion des communications entrantes et sortantes pour le Directeur et maintien d’un degré élevé de compréhension du travail, de discrétion et des priorités

Recevoir et examiner toutes les communications entrantes telles que déterminées par le Directeur (à travers des emails, le téléphone, ou le personnel, etc.). Ces communications sont à gérer directement si possible, les référer à d’autres personnes le cas échéant, préparer et suivre les éléments qui doivent être traités ou vus par le Directeur ;
Coordonner la préparation des documents pertinents pour les réunions et discussions si nécessaire ;
Préparer les brouillons de correspondance suivant les instructions du Directeur Pays ou des Directeurs de département ;
Assurer la liaison avec le Directeur et avec le personnel en charge de l’informatique, afin de permettre au Directeur d’avoir accès aux équipements existants de communication de façon plus appropriée et s’assurer de leur fonctionnent efficace, et résoudre les problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent ;
Suivre les actions demandées aux autres par le Directeur, et les actions demandées par les autres au Directeur, afin de s’assurer qu’elles sont réalisées conformément aux délais fixés ;
Coordonner la production et la distribution des mises à jour mensuelles pour les membres du personnel de l’équipe pays (y compris les Directeurs de départements) de la part du Directeur Pays ;
Planifier et mettre en place des classeurs électroniques et manuels de façon appropriée pour que les documents clés soient accessibles en cas de besoin ;
Responsable de planifier et de soutenir la tenue des réunions et en particulier de l’équipe dirigeante (SMT) ;
Gérer les priorités et répondre avec courtoisie aux demandes de ses différents interlocuteurs ;
Votre rigueur et votre sens de l’organisation ainsi que de bonnes qualités rédactionnelles sont indispensables pour réussir ;
Rédiger pour le Directeur Pays des articles de façon mensuelle pour les bulletins d’informations, les blogs et autres canaux de communication ;
Appuyer les Directeurs de départements en cas de besoin.

Planification et gestion de l’utilisation efficace de l’emploi du temps du Directeur Pays.

Planifier l’agenda du Directeur Pays conformément aux priorités convenues, initier et organiser les réunions internes et externes, traiter et classer les demandes par ordre de priorité pour l’emploi du temps du Directeur, s’assurer que les documents pertinents sont disponibles, et faire le suivi des actions ;
Assurer la liaison avec les parties concernées en vue de faciliter les rencontres et permettre la bonne circulation de l’information ;
Coordonner les déplacements, voyages, réunions et visites de programmes pour le Directeur Pays ;
S’assurer que toutes les dispositions nécessaires sont prises pour le Directeur Pays concernant ses déplacements, hébergements et visas, et s’assurer que toutes les précautions sanitaires sont prises, itinéraires planifiés de manière appropriée, la recherche et la préparation générale faite et les demandes de frais y afférents sont traitées dans les meilleurs délais ;
Préparer pour le Directeur Pays des présentations le cas échéant, y compris la recherche d’informations et des faits à travers des sources internes et externes, et les présenter de façon appropriée selon les circonstances ;
Coordonner étroitement avec les Directeurs de Départements concernés afin de s’assurer que les communications et les décisions et actions conséquentes sont comprises et terminées à temps.

Expérience dans le classement des dossiers en assurant la confidentialité et avec méthodologie

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Effectuer d’autres tâches qui peuvent être demandées de temps en temps afin d’assurer le bon déroulement des activités et le bon fonctionnement des équipes ;
Faire preuve de compréhension et de conformité avec les exigences de Save the Children en matière de sauvegarde de l’enfant, code de conduite et politiques de sureté et de sécurité et autres politiques globales de l’organisation.

Politique de défense d’Enfant (PDE)

Signaler toutes les allégations et les cas de PDE en conformément aux procédures locales
Alerter toute suspicion de cas de PDE en conformité avec la politique de signalement ;
Sur Instruction de la Directrice-Pays, participer aux investigations sur les allégations et cas de PDE.
Signaler aux Point Focaux PDE (PF PDE) les cas de partenaires et autres parties prenantes de la mise en oeuvre des programmes de SCI – RDC, y compris les travailleurs temporaires et les agents de collecte des données qui seraient non-formes sur la PDE et contribuer aux efforts de formation – Induction
Contribuer aux identifications et analyse des risques PDE (initiaux et émergents) dans le cadre de leurs secteurs (Education, Protection, Sante, / Nutrition, WASH) et domaines (Contrôle, Finances, Logistique, Sécurité, …) de travail respectifs ;
Sur Instruction du Directeur-pays, collaborer à la mise en oeuvre des activités de la PDE a l’instar de la sensibilisation, des inductions et des formations ainsi que la participation les investigations sur les allégations et cas de PDE.

QUALIFICATION ET EXPERIENCE

De nationalité Congolaise ;
Diplômé (e) d’un Bac + 3 minimum en Gestion d’Entreprise dans une école reconnue ou en Administration ;

La fonction d’Assistante de Direction nécessite une grande polyvalence, accompagnée de solides compétences administratives et organisationnelles. Il/ Elle doit ainsi avoir :

Expérience de travail trois à cinq ans en tant qu’assistant(e) de direction ou un poste similaire au sein d’une ONG ou Organisation Internationale ;
Connaissance approfondie des procédures de bureau moderne ;
Maîtrise du Pack Office ;
Sens de l’organisation, rigueur ;
Bonnes capacités rédactionnelles ;
Etre rigoureux et avoir un bon sens de l’organisation ainsi que de bonnes qualités rédactionnelles sont indispensables pour réussir ;
Aptitudes au travail en équipe ;
Sens prouvé de gestion de confidentialité ;
Etre bilingue Français/ Anglais.

Comment postuler ?

Envoyer votre dossier de candidature (Lettre de motivation, Copies de diplôme, Attestation de service rendus, CV avec 3 personnes de référence, une attestation de résidence et une copie de carte de demandeur d’emploi) adressé au Directeur des Ressources Humaines et Administration au plus tard le 26 Juillet 2021 en cliquant les liens ci-dessous :

https://drc.savethechildren.net/careers?country=80305011241,30105011241

https://stcuk.taleo.net/careersection/ex/jobdetail.ftl?job=2100051H&tz=GMT%2B01%3A00&tzname=Africa%2FLagos

https://stcuk.taleo.net/careersection/in/jobdetail.ftl?job=2100051H&tz=GMT%2B01%3A00&tzname=Africa%2FLagos

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