Une société recrute un Chef d’équipe services support (Finances –RH et Logistiques)

Responsabilités

Les responsabilités et attentes principales pour ce poste sont nombreuses, et explicitées ci-dessous, en fonction de chaque Département. Il est attendu du chef d’équipe Services support finances, RH et Logistiques de Maradi qu’il se concentre sur :

A- ASPECT FINANCIER

Ø Contrôler la comptabilité de Base :

• Assurer l’enregistrement des pièces comptables dans le journal comptable et la clôture mensuelle comptable ;
• Vérifier et contrôler les éléments des liasses comptables, notamment la cohérence entre pièces et livres de caisse, comptage physiques et soldes ;
• Vérifier la cohérence de la comptabilité électronique : codes comptables, codes projets, lignes budgétaires.
• Contrôler et garantir l’éligibilité des factures ;
• Vérifier la présentation des pièces comptables (traduction, numérotation, présentation)
• Suivi des avances en cours sur la base ;
• Suivi et contrôle des arrêtés de caisse ;
• Effectuer les pointages et les rapprochements bancaires ;

Ø Supervision et consolidation de la trésorerie :

• Consolider et valider le prévisionnel de trésorerie de la base et en assurer l’envoi à la coordination ;
• Organiser et sécuriser le transfert de fonds pour alimenter les caisses ;
• Contrôler mensuellement le niveau de trésorerie de la base ;
• Demander les approvisionnements en trésorerie à la coordination de Niamey de manière anticipée

B- ASPECT RESSOURCES HUMAINES

Ø Effectuer le suivi administratif des ressources humaines de la base :

• Mise à jour des contrats, renouvellements et descriptifs de poste pour tout le personnel en collaboration avec les responsables de programme et le Chef de Zone
• Gestion des dossiers du personnel ;
• Gestion du logiciel de paie (Homère) ;
• Mise à jour de la base staff et le renvoi pour validation
• Veiller au respect du règlement intérieur, code de conduite de DRC et toute autre note complémentaire ;
• Suivi des dossiers disciplinaires du personnel
• Participer au processus de recrutement
• Supervision du travail de personnel de maison
• Etablir le cadre statistique mensuel de la base
• Suivre le planning de congés du staff
• Suivre les congés annuels des staffs afin d’éviter d’accumuler excessivement de nombre des jours de congés notamment en fin de l’année calendaire ou fin de cycle de projet.

C-SPECT LOGISTIQUES

• Apporter un appui continu à l’assistant logistique
• Valider le planning de travail et organiser les tâches de l’assistant logistiques
• Assurer le suivi des contrats cadre et de leur évolution.
• Participe au lancement des Appel d’Offres et assurer le suivi
• Selon le besoin, participation à la sélection des fournisseurs,
• Contribuer à la rédaction des rapports logistiques
• S´assurer des établissements des Bon de Commande et de contrat cadre, tout en suivant les besoins

D- ASPECT ADMINISTRATIF

• Réception, envoi, distribution et classement des courriers ;
• Préparation de lettre et autres documents sur demande des responsables ou Chef de Zone ;
• Reversement des taxes (CNSS, IUTS, TVA, ISB, TVL) aux autorités conformément à la loi ;

• Mise à jour des listes d’adresses et numéros de téléphone important
• Suivi de l’entretien des bureaux et du matériel ;
• Photocopier et scanner des documents ;

E- SECURITE ET CONFIDENTIALITE

• Garder une confidentialité totale en ce qui concerne les informations de la trésorerie, financières, budgétaires et autres procédures de l’organisation ;
• Garder une confidentialité totale en ce qui concerne les informations sur le personnel, les recrutements, et toute procédure RH ;
• Le salarié s’engage à ne pas communiquer ou divulguer de quelque manière que ce soit, les fichiers, documents et informations auxquels il aura eu accès pendant et après la durée de son affectation au sein de DRC Niger

F- MANAGEMENT D’EQUIPE

• Manager une équipe de 5 personnes directement ;
• Promouvoir et développer les capacités des assistantes finance et Logistiques

En outre, le Chef d’équipe Services support (Finances- RH et Logistiques) pourra se voir demander d’assumer d’autres tâches et travaux, à la demande du Chef de Zone Diffa/Maradi au Niger.

Qualifications requises

• Expérience de travail dans une ONG internationale, de préférence humanitaire ;
• BTS en Finance, comptabilité ou tout autre domaine lié ;
• Connaissance pratique des logiciels et de la capacité d’analyser les données de suivi et d’évaluation (Excel, Word, Outlook,) ;
• Connaissance du Français et de l’Anglais (parlé et écrit) ;
• Capacité à travailler en équipe ;
• Capacité à travailler dans un milieu interculturel et à faire preuve de flexibilité ;
• Capacité à travailler sous pression,
• Capacité à travailler avec méthodologie et rigueur
• Esprit d’équipe et capacité à communiquer clairement et respectueusement avec des collègues de travail

Il est à noter que :

• Une précédente expérience de travail dans le secteur des Organisations Internationales constitue un atout

Compétences et qualités exigées

• À ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences essentielles du DRC, à savoir :
• Viser l’excellence : vous vous concentrez sur l’obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.
• Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.
• Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.
• Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.
• Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et cosmopolite
• Proactivité, avec une approche coopérative et collaborative
• D’excellentes capacités de communication (notamment l’attention et la patience) sont nécessaires
• De bonnes capacités organisationnelles sont requises
• Sens de l’éthique exemplaire
• Capacité à travail en équipe et bon sens de l’humour

DETAILS PRATIQUES