DRC recrute 01 Assistant.e Support

DRC) porte assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence à ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectées par les conflits, ainsi que le long des routes de déplacements, et au sein des pays dans lesquels les réfugiés s’établissent.

En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons d’atteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intégration réussie des communautés vulnérables et, lorsque cela est possible, à la réalisation de leur souhait de retour chez eux.

Le Conseil danois pour les réfugiés a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7.000 employés et de 8.000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but non-lucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle.

Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes déplacées dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale : l’humanité, le respect, l’indépendance, la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence.

Contexte

La situation sécuritaire dans la région de Tillabéri et Diffa se dégrade depuis 2018 avec un nombre croissant de poches de conflits et d’attaques contre les civils. Les attaques des groupes armés non étatiques (GANE) contre les forces de sécurité et de défense nationales (FSDN), les autorités, les chefs communautaires et les civils se multiplient dans les zones frontalières. En 2021, l’accès humanitaire s’est réduit en raison de l’activisme des GANE dans la majorité des zones frontalières.

La région de Tillabéri compte le plus grand nombre de déplacés internes : 99 873 personnes. Ce chiffre est en constante augmentation depuis 2019. Entre janvier et décembre 2021, DRC a enregistré 318 incidents de sécurité (près d’un par jour) dans la région de Tillabéri. 76% sont attribués au GANE. Dans les départements d’Ayorou et de Téra, le nombre d’incidents sécuritaires a continuellement augmenté depuis 2019 avec un nombre croissant d’attaques du GANE sur les villages, créant des déplacements au sein des communautés.

La région de Diffa compte 81 464 personnes déplacées. En mars 2021, DRC a mené une évaluation auprès des ménages déplacés dans le département de Nguigmi. La majorité d’entre eux étaient déplacés depuis plus d’un an au moment de l’évaluation, et 94% des déplacés internes ont connu des déplacements multiples.

Sur l’axe Nguigmi-Kablewa, DRC fournit une assistance en matière d’abris/de BNA, de protection et de sécurité alimentaire, et de moyens de subsistance aux ménages touchés par le conflit. Les chocs comprennent des incursions du GANE, des hold-up et des enlèvements (contre rançon ou pour des raisons politiques).

DRC poursuit son engagement auprès des populations affectées avec une approches multisectorielles permettant de répondre à la fois aux besoins d’urgences (assistance alimentaire Abri et bien, non alimentaires) mais aussi avec des actions de relèvements notamment la fourniture d’abris transitionnels, la protection et le relèvement économique par des activités génératrices de revenus.

Objectif général du poste :

Sous la supervision du team leader des services support, l’assistant support est le garant du respect des procédures administratives, ressources humaines, financières et logistique à la sous-base. L’assistant logisticien travaillera en étroite collaboration avec le chargé logistique basé à Tillaberi.

Responsabilités :

ASPECT FINANCE :

• Assurer l’enregistrement des pièces comptables dans le journal comptable et la clôture mensuelle comptable ;
• Vérifier et contrôler les éléments des liasses comptables, notamment la cohérence entre pièces et livres de caisse, comptage physiques et soldes ;
• Vérifier la cohérence de la comptabilité électronique : codes comptables, codes projets, lignes budgétaires.
• Contrôler et garantir l’éligibilité des factures ;
• Vérifier la présentation des pièces comptables (traduction, numérotation, présentation)
• Suivi des avances en cours sur la base ;
• Suivi et contrôle des arrêtés de caisse ;
• Effectuer les pointages et les rapprochements bancaires

ASPECT RESSOURCES HUMAINES

• Mise à jour de la base staff et le renvoi pour validation
• Veiller au respect du règlement intérieur, code de conduite de DRC et toute autre note complémentaire ;
• Suivi des dossiers disciplinaires du personnel
• Participer au processus de recrutement
• Supervision du travail de personnel de maison
• Suivre le planning de congés du staff

ASPECT ADMINISTRATIF

• Réception, envoi, distribution et classement des courriers ;
• Mise à jour des listes d’adresses et numéros de téléphone important
• Suivi de l’entretien des bureaux et du matériel ;
• Photocopier et scanner des documents ;

ASPECT LOGISTIQUE

• Effectuer des études de marché constantes, pour avoir une base de données de fournisseurs et prix mis à jour au minimum 1 fois tous les trois mois.
• Rechercher de potentiels nouveaux fournisseurs, récolter des données pour de futur achat (Nom du fournisseur, personne de contact, adresse, produit disponible, prix, conditions de vente, etc.)
• Etablir et tenir un catalogue des prix et fournisseurs et mettre à jour la base de données au minimum une fois par mois
• S´assurer que tous les documents relatifs à l’approvisionnement soient rédigés conformément aux procédures d´approvisionnement DRC (Réquisition, Bon de commande) et les soumettre à la signature de son Responsable hiérarchique avant d´effectuer les achats.
• Selon le besoin exprimé, collecter les cotations et appuyer le processus d’acquisitions des produits par le programme.
• Apporter aux fournisseurs identifiés, les bons de commandes.
• Transférer une copie à la finance le bon de commande, la DA, contrat de service ou de travaux.
• S’assurer que les biens achetés remplissent les normes standards de qualité et respectent les normes éthiques d’achats de DRC.
• S´assurer de la livraison correcte des marchandises dans les locaux de DRC (quantité correcte, qualité article correcte avant réception)
• Contrôle et soumet pour validation les documents remis par les fournisseurs (facture, documents de livraison)
• S´assurer que les factures portent les mentions : date, nom et cachet du fournisseur, nom de l´organisation, 1 ligne par article, quantité pour chaque article, prix unitaire de l’article, prix total pour la quantité de l’article, et prix total de la facture (en chiffres et en lettres), signature du fournisseur.
• Elaborer la demande de payement, pour finaliser le dossier d’achat.
• Suivi des réquisitions avec la base de Tillaberi
• Organiser les archives d’approvisionnement selon des normes fixées par la région (documents achat, commandes, listes de prix et fournisseurs, etc….)

 Autres tâches

• Selon sa charge de travail et de ses aptitudes, il pourra réaliser toute autre tâche, sur demande de son supérieur hiérarchique.
• En cas de problème dans le déroulement de ses missions, il doit en informer son supérieur hiérarchique pour voir si d’éventuelles solutions existent.

Qualifications requises

Expériences et compétences techniques (y compris le nombre d’années d’expérience professionnelle) 

• Expérience de travail d’au moins 2 ans avec une ONG internationale, de préférence humanitaire ;
• BTS en Finance, comptabilité, sciences de gestion ou tout autre domaine lié ;
• Connaissance pratique des logiciels et de la capacité d’analyser les données de suivi et d’évaluation (Excel, Word, Outlook,) ;
• Connaissance du Français et de l’Anglais (parlé et écrit) ;
• Capacité à travailler dans un milieu interculturel et à faire preuve de flexibilité ;
• Capacité à travailler sous pression,
• Capacité à travailler avec méthodologie et rigueur
• Esprit d’équipe et capacité à communiquer clairement et respectueusement avec des collègues de travail

Compétences et qualités exigées

À ce poste, vous devrez démontrer les compétences essentielles pour DRC, à savoir :

• Viser l’excellence : vous vous concentrez sur l’obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.
• Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.
• Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.
• Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.
• Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.

Réglementation Générale

• L’employé doit suivre les instructions du DRC en matière de sécurité, de confidentialité et de directives éthiques, y compris le Code de conduite et le Cadre de responsabilité humanitaire
• L’employé ne doit exercer aucune autre activité rémunérée pendant la durée de son contrat avec le DRC sans recevoir l’autorisation préalable pour le faire
• L’employé ne doit s’engager dans aucune activité qui pourrait nuire au DRC ou à la mise en œuvre de tout projet pendant la durée du contrat avec le DRC
• L’employé ne doit pas donner d’interviews aux médias ou publier des photos ou d’autres documents liés au projet sans autorisation préalable
• L’employé doit retourner tout l’équipement emprunté pour le projet au DRC après la fin de la période du contrat ou sur demande