Sénégal: Abt recrute 01 Assistant administratif

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Sénégal: Abt Associates recrute 01 Assistant administratif

Sous la supervision de l’adjoint administratif / le réceptionniste apportera son appui au fonctionnement du bureau et fournira son soutien en matière de gestion du bureau et soutien logistique au bureau.

Principaux rôles et responsabilités

  • Assister dans la planification et la gestion de la logistique pour les activités liées au projet, y compris les ateliers, la formation et les rencontres, les dispositions sur le logement et voyage, particulièrement, mais sans s’y limiter à, contacter les participants, négocier et obtenir l’espace évènementiel aussi bien que superviser le processus de paiement des indemnités journalières et collations;
  • Apporter son appui logistique en matière de voyage au personnel et partenaires, notamment la réservation du transport et logement;
  • Assister à la gestion du bureau (propreté et ordre) et élaborer et constituer les activités d’accompagnement du bureau. Superviser les nettoyeurs et les chauffeurs;
  • S’assurer du bon usage et la disposition de biens, matériels et équipements au bureau;
  • Exécuter les tâches du bureau à caractère général, y compris sans s’y limiter à, la photocopie, le scannage, l’envoi des fax, le classement et l’envoi de courriers par la poste;
  • Assister le Directeur des opérations dans les tâches d’achats, y compris l’élaboration des demandes de devis, dans les analyses des cotations ou offres, préparer les demandes des achats et commandes et classer les documents sur les achats.
  • Assister le Directeur des finances et opérations dans l’actualisation de la liste d’inventaire du projet;
  • Contrôler le stock des fournitures du bureau;
  • S’assurer de règlement rapide des factures du bureau en communiquant les besoins en paiement à venir pour le paiement du bureau
  • Apporter son assistance aux chauffeurs et autre personnel dans le processus de réalisation des fiches de temps et des rapports sur les avances et dépenses des déplacements. Agir en qualité de responsable de la comptabilisation des fiches de présence pour le bureau.
  • Tenir un registre de tous les documents reçus.

Compétences/connaissances requises

  • Avoir un diplôme d’études secondaires (minimum) ou techniques, le diplôme de licence en administration, gestion, d’entreprise, science sociale ou autre domaine relatif est souhaitable.
  • Avoir au moins de 3 ans d’expérience professionnelle appropriée en administration des bureaux.
  • Excellente connaissance et expérience de Windows, Word, Excel, PowerPoint, et autre logiciel de traitement des données et présentation graphique.
  • Aptitude à planifier et à exécuter, de façon autonome, les tâches complexes dans la gestion quotidienne des affaires et tout en restant organisé et concentré sur les délais à long terme et de stratégie vivement souhaitée.
  • Aptitude à évaluer les problèmes et élaborer des solutions.
  • Excellentes capacités de communication relationnelles et excellentes capacités d’organisation.
  • Capacité à évaluer les problèmes et les résoudre
  • Excellentes compétences en communications relationnelles et d’organisation.
  • Préférence pour les candidats qui ont l’expérience sur les projets financés par USAID ou autres organisations internationales de développement.
  • Maîtrise du français parlé et écrit et d’excellentes capacités en communication verbale et rédactionnelle en anglais sont vivement souhaitables.

Date limite : 11 Juin 2022.

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NB: NE PAYEZ AUCUN FRAIS DE DOSSIERS POUR UNE OFFRE D’EMPLOI

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