Plan International Bénin recrute 01 Procurement Assistant » (Assistant Achats)

The Organisation

Plan International is an independent development and humanitarian organisation that advances children’s rights and equality for girls.

We believe in the power and potential of every child. But this is often suppressed by poverty, violence, exclusion and discrimination. And it’s girls who are most affected.

Working together with children, young people, our supporters and partners, we strive for a just world, tackling the root causes of the challenges facing girls and all vulnerable children.

We support children’s rights from birth until they reach adulthood. And we enable children to prepare for – and respond to – crises and adversity. We drive changes in practice and policy at local, national and global levels using our reach, experience and knowledge.

We have been building powerful partnerships for children for over 80 years, and are now active in more than 70 countries.

 

Titre	Assistant(e) Achats
Département	Administration
Rapporte à	Chargé des Achats
Site de fonction	Bureau National	Voyage requis	2%
Date effective	Décembre 2021	Grade	B

 

Cette fonction est requise pour doter Plan International Bénin d’un Assistant Achat qui appuiera le Chargé des Achats dans la gestion des demandes de biens et services aussi bien au titre des fonds de parrainage que sur les subventions conformément aux plans de passation des marchés et dans le respect des procédures internes et/ou des donateurs.

Cette position n’a pas de rôle de supervision

• Appuyer à la planification des achats et à la gestion du répertoire des prestataires agréés
• Appuyer le Chargé des Achats dans les processus de sélection des fournisseurs et prestataires de services
• Appuyer à l’élaboration des bons de commande et contrats, au suivi de l’exécution des marchés de fourniture de biens et services et introduire les demandes de paiement des fournisseurs ou prestataires
• Faciliter les échanges avec les prestataires
• Archiver de manière appropriée les dossiers de passation de marchés
• Exécuter toute autre tâche que lui confiera le superviseur ou le Directeur de l’Administration et de la Logistique

Plan International recrute 01 Comptable sur le Projet PlanForGirls

1. Appuyer à la planification des achats et à la gestion du répertoire des prestataires agréés
   1. Assurer la collecte des besoins annuels d’achats en vue de leur consolidation ;
   2. Participer, sous la supervision du Chargé des Achats, au regroupement par nature des acquisitions envisagées, à l’identification des stratégies et modes d’achat et à l’échelonnement dans le temps des étapes du cycle d’achat, en vue d’en soumettre les résultats à la revue du Directeur de l’Administration et de la Logistique ;
   3. Participer, selon la même démarche, à l’actualisation du plan consolidé de passation des marchés.
   4. Réceptionner les demandes d’agrément et procéder à leur classement dans l’ordre de réception ;
   5. Participer au processus d’agrément de fournisseurs ;
   6. Appuyer à l’évaluation des fournisseurs et à la gestion de la performance des fournisseurs
2. Appuyer le Chargé des Achats dans les processus de sélection des fournisseurs et prestataires de services
   1. Réceptionner les demandes d’achat de biens et services, contrôler leur recevabilité et faire des observations aux demandeurs en vue d’avoir les détails nécessaires au traitement de ces demandes d’achats
   2. Appuyer à l’élaboration de dossiers de consultation (demande de cotations, dossier d’appel d’offres, demandes de propositions, etc.) ;
   3. S’assurer de la transmission, par les moyens appropriés (transmission par courriel, courrier ou retrait contre décharge, avec ou sans publication d’avis selon le cas) des documents de sollicitation d’offres ;

Une structure spécialisée en restauration Recrute (01) Serveur (euse)

1. 1. Vérifier les registres de dépôt des cotations, offres, propositions ou manifestations d’intérêt ;
   2. Participer à l’évaluation des offres, propositions ou manifestations d’intérêt en qualité de rapporteur ;
   3. Assurer la vérification de la disponibilité budgétaire avant la soumission à approbation des rapports d’évaluation signés par les membres du Comité de Sélection ;
   4. Aider à la revue des dossiers d’achats soumis par les partenaires

1. Appuyer à l’élaboration des contrats et bons de commande, au suivi de l’exécution des marchés de fourniture de biens et introduire les demandes de paiement des fournisseurs
   1. Appuyer le Chargé des Achats dans l’élaboration des lettres de notification, des bons de commande et contrats ;
   2. Assister le Chargé des Achats toutes les fois où le service des Achats assure le rôle de point focal de l’exécution des marchés ;
   3. Rassembler la documentation requise pour le paiement des prestations suivies (réquisition, bon de commande/contrat, facture, bordereau de livraison avec la mention certifiée conforme à la commande, etc.) pour la préparation d’un dossier de paiement et assurer la vérification de leur présence au moyen de la checklist existante ;
   4. Préparer les demandes de paiement et y recueillir la signature du Superviseur avant de transmettre les dossiers de paiement à la Comptabilité contre décharge suivant les horaires fixés ;
   5. Archiver les copies des dossiers de paiement : joindre une copie de la facture et du BL à la copie rose du bon de commande pour archivage) ;

1. Faciliter les échanges avec les prestataires
   1. S’assurer que les fournisseurs et prestataires à qui les documents de sollicitation des offres sont envoyées les ont effectivement reçus
   2. Consulter quotidiennement la boîte électronique [email protected] et s’assurer que les messages en provenance des Prestataires sont lus, affectés à qui de droit et que les réponses idoines y sont apportées chaque fois que nécessaire ;
   3. Assurer, de manière professionnelle, les échanges avec les fournisseurs et prestataires dans le cadre des demandes d’éclaircissement et/ou de l’exécution des marchés
2. Archiver les dossiers de passation de marchés
   1. Assurer un archivage professionnel, physique et/ou numérique des dossiers de passation de marchés (demandes d’achats, avis ou lettres d’invitation, registres de retrait et de dépôts, offres, procès-verbal d’ouverture, rapport d’évaluation, contrat ou bon de commande, procès-verbaux de réception, bordereaux de livraison ou rapports d’exécution)
   2. Tenir une base de données informatisée des dossiers archivés précisant les numéros de référence et localisations des dossiers ;
   3. Faciliter les missions d’audit en mettant à disposition les dossiers d’achats à auditer.

• Communication Interne :

1. Contact élevé avec le Chargé des Achats ;
2. Contact moyen avec le Directeur de l’Administration et de la Logistique ;
3. Relations de travail avec le personnel de Plan International Bénin, tous sites et départements confondus

• Communication Externe :

1. Relations fréquentes avec les Fournisseurs de biens et services ;
2. Relation de travail avec les ONG partenaires de Plan International Bénin

 

• Avoir un diplôme universitaire (BAC+3) en passation de marchés
• Avoir une expérience d’au moins deux (2) ans dans la tenue de responsabilités similaires dans des organisations internationales ou dans des organisations de taille similaire à Plan International Bénin
• Connaissance des procédures, réglementations et règles en matière de gestion des achats des donateurs internationaux (Banque mondiale ; Fonds mondial, USAID, Union Européenne) ;
• Haut degré d’intégrité, de transparence, d’équité ;
• Capacité d’organisation et de priorisation des tâches ;
• Bonnes aptitudes rédactionnelles
• Maîtrise de l’outil informatique (Traitement de texte – Word – et tableur – Excel, notamment)
• Disponibilité et contact facile

Procédures de Candidature :

Toute personne désireuse de postuler à ce poste pourra envoyer son dossier de candidature

via les liens qui seront partagés dans le quotidien la « Nation » et sur nos réseaux sociaux à cet effet au plus tard le Mercredi 01 Décembre 2021. Le dossier de candidature comportera :

 

▪ Une lettre de motivation adressée au Représentant Résident de Plan International Bénin

▪ Un Curriculum Vitae détaillé mentionnant : le nom, prénoms, date de naissance, profil

académique, les formations, l’expérience acquise dans le domaine et en général…

▪ Photocopie simple des diplômes et /ou attestations.

 

Le poste sera basé au bureau de pays de Plan International Bénin à Cotonou ; le travail sera

effectué dans un environnement de bureau typique et ne nécessitera que rarement des déplacements sur le terrain.

Faible contact : pas de contact ou très faible fréquence d’interaction.

• Collaborer avec le /la Chargé (e) des Achats – Elevé
• Collaborer avec le/la Directeur(trice) de l’Administration et de la Logistique – Moyen
• Relations avec les partenaires externes, fournisseurs et autres – Elevé
• Collaborer avec et consulter les collègues du CO et des PIIA – Elevé

Nous œuvrons pour un impact durable

• Je me donne un objectif clair et définis des attentes élevées.
• Je crée un climat d’amélioration continue, je suis ouvert aux défis et aux nouvelles idées.
• Je me concentre sur les ressources pour conduire le changement et maximiser l’impact à long terme, en réponse aux changements de priorités ou de crises.
• Je me base sur des preuves pour évaluer l’efficacité.

Nous sommes ouverts et redevables

• Je promeus une culture d’ouverture et de transparence, y compris avec les sponsors et les donateurs.
• Je travaille en toute responsabilité pour atteindre les plus hauts standards avec intégrité.
• Je suis cohérent et juste dans le traitement des personnes.
• J’admets et accepte d’apprendre de mes erreurs.
• Je m’assure que nous sommes une organisation sûre pour tous les enfants, les filles et les jeunes

Nous travaillons bien ensemble

• Je cherche des résultats constructifs, écoute les autres, accepte de faire des compromis quand c’est approprié.
• J’établis des relations constructives à travers Plan International pour soutenir nos objectifs communs.
• Je développe des relations de confiance et gagnant-gagnant avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.
• Je m’engage et travaille bien avec les autres à l’extérieur de l’organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.

Nous sommes inclusifs et renforçons les plus vulnérables

• Je cherche des résultats constructifs, écoute les autres, accepte de faire des compromis quand cela est nécessaire et ‘est approprié.
• J’établis des relations constructives à travers Plan International pour soutenir nos objectifs communs.
• Je développe des relations de confiance et «gagnant-gagnant » avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.
• Je travaille bien avec les autres à l’extérieur de l’organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.